Software de gestión para clubes náuticos: en qué se diferencian

SupaGuild nació con las asociaciones náuticas, así que tenemos una opinión formada sobre lo que el software de gestión para clubes náuticos tiene que hacer y el software genérico para clubes no hace. Un club náutico, un club de vela o una federación náutica es una organización de socios como cualquier otra en sus cuotas, su junta directiva y su asamblea general, y distinta de cualquier otra en sus barcos, amarres, titulaciones, temporadas y regatas. Las diferencias no son cosméticas. Deciden si el software se adapta al club o si el club se dobla para adaptarse al software. Esta guía las expone, con un ejemplo práctico y las preguntas que conviene plantear a cualquier proveedor de software de gestión para clubes de vela.

El socio tiene un barco

En la mayoría de las asociaciones un socio es una persona, quizá vinculada a una empresa. En un club náutico el socio tiene además uno o varios barcos, cada uno con una clase, un número de vela, una eslora, un certificado de seguro y, muy a menudo, un amarre o un fondeo. Los barcos cambian de dueño dentro del club, se venden, se sustituyen o se alquilan. Las tarifas de amarre se facturan por barco, no por socio, y la lista de amarres es un registro de verdad, con lista de espera y reglas de antigüedad.

El software genérico para clubes guarda el barco en un campo de texto. Funciona hasta la primera factura de amarre, la primera inscripción en regata por clases o la primera comprobación de caducidad del seguro. Lo que un club náutico necesita es poder definir sus propios campos y objetos, facturar por ellos e informar sobre ellos. Como mínimo, la ficha del socio debe recoger la clase, el número de vela, la eslora y la caducidad del seguro del barco como campos propios, visibles para quien corresponda, con un historial cuando cambian.

Las titulaciones caducan

Títulos de patrón, certificados de radio, tarjetas de primeros auxilios, grados de oficial de regata y de juez, manejo de lanchas para la embarcación de seguridad: un club lleva docenas de tipos de titulación con fecha de caducidad, y algunas de ellas deciden quién puede sacar un barco del club o dirigir una regata. Una columna en una hoja de cálculo no puede avisar al responsable de formación tres meses antes de que caduque el certificado de un patrón de la lancha de seguridad. Un registro de titulaciones con documentos, organismos emisores, fechas de caducidad y recordatorios sí puede, y dejar que los socios suban ellos mismos las renovaciones ahorra a la secretaría la persecución. La página del CRM de socios describe un registro de este tipo.

Los eventos son regatas

Una regata es un evento con divisiones y clases, inscripciones por barco con lista de tripulación, derechos de inscripción por clase y fecha, un anuncio de regata y unas instrucciones de regata como documentos, y una oficina de regatas que necesita la lista de inscritos en una tablet en el pantalán, sin cobertura, un sábado por la mañana. El calendario social también está ahí: la cena, la entrega de premios, las charlas de invierno, con precios de socio y de invitado. El módulo de eventos tiene que ser lo bastante flexible para ambos, y el check-in tiene que funcionar sin conexión. Escribimos sobre el caso general en inscripción y check-in de eventos para asociaciones.

La temporada marca el ritmo

Muchos clubes funcionan por temporada y no por año natural: las cuotas se renuevan en primavera, los amarres se asignan para el verano, el invernaje se factura en otoño. Las reglas de renovación por categoría de socio tienen que aceptar una temporada, y los informes tienen que comparar temporada con temporada. Un sistema construido alrededor del 1 de enero peleará con el club todos los años.

Una temporada en un club de vela, paso a paso

1. Febrero. Salen las facturas de renovación para la temporada que empieza el 1 de abril, por categoría de socio: ordinario, familiar, juvenil, cadete, no navegante. Los recordatorios se programan para marzo.
2. Marzo. Se confirman las asignaciones de amarres y fondeos para los barcos cuyos propietarios han renovado; la lista de espera avanza. Se comprueban los certificados de los patrones de la lancha de seguridad antes de la primera regata.
3. Abril. Abre la temporada. Las afiliaciones impagadas se dan de baja al terminar el periodo de gracia; el amarre del propietario dado de baja queda en riesgo según las normas del club.
4. De mayo a septiembre. Las regatas y la liga del club se celebran cada fin de semana: inscripciones por clase, listas de tripulación, resultados, la oficina de regatas en una tablet. El calendario social corre en paralelo.
5. Octubre. El invernaje se factura por barco. La varada es un evento con una franja horaria por barco.
6. Noviembre. La asamblea general: convocatoria desde el registro, delegaciones de voto, quórum, elecciones. Las cuotas de la temporada siguiente se fijan por acuerdo.
7. De diciembre a enero. Se publica el programa de formación, la sección juvenil capta nuevos socios y la junta directiva revisa las cifras de la temporada: socios, renovaciones, bajas, inscripciones, por categoría de socio y por flota.

Cada uno de esos pasos toca el registro. Un software que no puede usar la temporada como periodo de renovación mete una conciliación manual en cada uno de ellos.

La junta directiva está en el agua

La junta directiva de un club náutico está formada por voluntarios que a menudo están, literalmente, en el mar. El comodoro necesita las cifras de socios en el móvil; el tesorero necesita aprobar una devolución desde el puerto deportivo; el secretario necesita enviar la convocatoria de la asamblea general con el plazo correcto sin estar en la secretaría. Todo tiene que funcionar en un móvil, con sesiones que sobrevivan a una mala conexión, y nada debería depender de un ordenador de sobremesa en la sede del club. La página de junta directiva y comodoro describe la vista que necesita una junta.

Federaciones y asociaciones de clase

Por encima del club está la federación o la asociación de clase, con sus propios socios, su calendario de campeonatos y su registro de certificados de medición. Los clubes son miembros de la federación; los regatistas son socios de clubes y, a menudo, también de una asociación de clase. El software para esta capa necesita secciones con sus propios administradores, informes entre secciones y un directorio que pueda compartirse entre asociaciones con el consentimiento de cada socio. Las páginas de federaciones náuticas y asociaciones de clase explican cómo las secciones sirven para esto.

Un ejemplo práctico: un club de vela de 420 socios

Un club de vela ficticio tiene 420 socios: 280 ordinarios, 60 afiliaciones familiares que cubren a 150 personas, 50 juveniles y 30 socios no navegantes. Entre todos poseen 310 barcos en cuatro flotas: 120 de vela ligera, 90 barcos de quilla, 60 cruceros y 40 barcos propiedad del club o compartidos. El club tiene 95 amarres y 40 fondeos, una lista de espera de 38 y una temporada del 1 de abril al 31 de octubre. Organiza 22 jornadas de regata al año, una regata abierta de 180 barcos en julio y seis eventos sociales.

Con una herramienta genérica de socios, la secretaría mantenía tres cosas fuera del sistema: una hoja de cálculo de amarres (95 filas, con el nombre del barco como enlace con el socio), una hoja de cálculo de titulaciones (410 certificados de 14 tipos) y las inscripciones de regata en el software de gestión de regatas, sin vínculo con el estado de la afiliación. Cada temporada la secretaria dedicaba, según su propia estimación, unas 60 horas a conciliar las tres con el registro: quién seguía siendo dueño de qué barco, qué amarre estaba impagado, qué certificado de patrón de la lancha de seguridad había caducado, qué inscrito en la regata ya no era socio y debía la tarifa completa.

Con campos náuticos en el registro, el mismo club recoge clase, número de vela, eslora y caducidad del seguro en la ficha del socio, guarda los 410 certificados en un registro de titulaciones con alertas de caducidad al socio y al responsable de formación, y permite que las inscripciones de regata comprueben el estado de la afiliación en el momento de inscribirse, de modo que el precio de socio se aplica solo a los socios al corriente de pago. La hoja de cálculo de amarres se mantuvo, porque un amarre es un objeto con lista de espera y reglas de antigüedad, y más abajo explicamos cómo lo tratamos. Las horas de conciliación se redujeron a la lista de amarres; el resto dejó de ser un trabajo aparte.

Software genérico para clubes frente a un club náutico

Necesidad	Software genérico para clubes	Lo que necesita un club náutico
El barco	Un campo de texto en el socio	Clase, número de vela, eslora y caducidad del seguro como campos; historial de cambios
Titulaciones	Una columna de fecha, si acaso	Un registro por tipo con documentos y alertas de caducidad al socio y al personal
Periodo de renovación	Año natural	Temporada o aniversario por categoría de socio, con informes temporada a temporada
Eventos	Entradas con un precio	Clases y divisiones, inscripciones por barco con tripulación, tarifas por fecha, documentos
Puerta	Check-in en línea	Check-in sin conexión en una tablet en el pantalán
Estructura	Un solo club	Secciones para flotas, delegaciones y clubes regionales bajo una federación
Facturación	Por socio	Por socio, y por barco para amarres e invernaje
Junta directiva	Ordenador en la secretaría	Móvil, con una sesión que sobrevive a una mala cobertura

La columna de la derecha es lo que hay que poner en el documento de requisitos. La columna de la izquierda es lo que la mayoría de los productos le enseñarán en la demo.

Qué preguntar a un proveedor de software para clubes náuticos

Si dirige un club náutico, añada estas preguntas a la lista de comprobación habitual:

1. ¿Podemos definir barcos con sus propios campos, vincularlos a socios y facturar amarres e invernaje por barco?
2. ¿El registro de titulaciones admite nuestros tipos de certificado, con recordatorios de caducidad al socio y al personal?
3. ¿Puede un evento tener clases y divisiones, inscripciones por barco con tripulación, tarifas por clase y fecha, y documentos?
4. ¿Funciona el check-in sin conexión en una tablet en el pantalán?
5. ¿Pueden las renovaciones seguir una temporada, y los informes comparar temporadas?
6. ¿Funciona todo en un móvil, tanto para la junta directiva como para los socios?
7. ¿Pueden las secciones regionales o las flotas tener sus propios administradores dentro de una misma asociación?
8. ¿Pueden los socios ver y actualizar su barco y sus certificados ellos mismos en un portal de socios?
9. ¿El módulo de asamblea general gestiona delegaciones de voto y un quórum congelado, como exigen nuestros estatutos?
10. ¿Dónde va el dinero, y se queda el proveedor una comisión de los amarres y de los derechos de inscripción?

Pida una demo con su propia lista de flota y sus propias fechas de temporada. Un proveedor que no puede fijar el periodo de renovación al 1 de abril en la demo no lo conseguirá después del contrato.

Errores habituales al elegir software de gestión para clubes de vela

Comprar la herramienta de gestión de regatas y la de socios por separado, sin vínculo. El software de resultados es excelente con los resultados y no sabe nada de quién ha pagado. Las inscripciones deberían comprobar la afiliación en el momento de inscribirse.

Aceptar un campo de texto para el barco. Funciona hasta la primera inscripción por clases o la primera comprobación del seguro. Insista en campos de verdad con historial.

Elegir un producto construido alrededor del 1 de enero. Un club que funciona por temporadas acaba conciliando cada informe a mano. Pruebe la temporada como regla de renovación en la demo.

Olvidar que en el pantalán no hay cobertura. Un check-in que necesita internet falla justo cuando se necesita. Pida el modo sin conexión y pruébelo con el móvil en modo avión.

Dejar las titulaciones en una hoja de cálculo. El patrón de la lancha de seguridad con el certificado caducado es una responsabilidad que el club asume sin saberlo. Ponga los certificados donde están las alertas.

Tratar la sección juvenil como algo secundario. Los juveniles son afiliaciones familiares, categorías de cadete, consentimientos de los padres y certificados de los entrenadores. Un producto que solo gestiona adultos gestiona la mitad del club.

Ignorar la capa federativa. Si el club rinde cuentas a un organismo nacional o gestiona una asociación de clase, las secciones y los informes entre secciones ahorran una fusión de datos cada trimestre.

Cómo lo aborda SupaGuild

SupaGuild nació de esta lista. Campos de socio que define el club, incluidos clase, número de vela, amarre y puerto base como campos de texto, numéricos, de fecha o de selección; un registro de titulaciones con documentos, organismos emisores, fechas de caducidad y alertas al socio y al personal; eventos con sesiones y divisiones, entradas de socio y de invitado, listas de espera y una aplicación de check-in por QR sin conexión; reglas de renovación por categoría de socio por año natural, aniversario o temporada; un portal de socios pensado para el móvil donde los socios actualizan su propia ficha y sus certificados; secciones para delegaciones, flotas y clubes regionales; reuniones con delegaciones de voto, quórum congelado y votaciones secretas en el plan Pro; y pagos directos a la cuenta de Stripe del propio club.

Los amarres como objetos de pleno derecho, con lista de espera, reglas de antigüedad y su propia facturación, están en la hoja de ruta, y preferimos decirlo a afirmar lo contrario. Hoy un club registra el amarre como un campo del socio y factura el invernaje a través de la facturación que ya utiliza. Las páginas de funcionalidades describen lo que está disponible; la página de clubes náuticos y de vela describe cómo encajan las piezas en el año de un club; y el plan gratuito está abierto a clubes de hasta 250 socios, con Pro a 199 € al mes para clubes más grandes.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software de gestión para clubes náuticos?

El software de gestión para clubes náuticos es un software de gestión de socios que además entiende de barcos, amarres, titulaciones, temporadas y regatas. Lleva el registro de socios y sus cuotas como cualquier software para clubes, y añade los campos, las reglas de renovación, la estructura de eventos y el check-in sin conexión que un club náutico necesita para que barcos, certificados e inscripciones no vivan en hojas de cálculo separadas.

¿En qué se diferencia el software para clubes de vela del software genérico para clubes?

En cinco puntos: el socio tiene un barco con clase, número de vela y seguro; las titulaciones caducan y hay que seguirlas; los eventos son regatas con clases, inscripciones por barco y una oficina de regatas en el pantalán; el año es una temporada y no un año natural; y la junta directiva trabaja desde el móvil, a menudo en el mar. El software genérico para clubes gestiona bien las cuotas y un boletín, y estos cinco puntos mal o nada.

¿Puede el software para clubes facturar los amarres por barco?

Algunos sí; muchos no, y guardan el amarre como una nota en el socio. Pregunte al proveedor directamente y pida ver una factura de amarre en la demo. SupaGuild hoy registra el amarre como un campo y factura el invernaje a través de su facturación; los amarres como objetos con lista de espera y facturación propia están en la hoja de ruta.

¿Funciona el check-in en una regata sin internet?

Con SupaGuild, sí: la aplicación de check-in guarda la lista de asistentes en el dispositivo, registra los escaneos sin conexión y sincroniza cuando vuelve la cobertura, y dos dispositivos pueden escanear a la vez sin contar dos veces. Haga la misma pregunta a cualquier otro proveedor y pruébelo con el móvil en modo avión.

¿Pueden las renovaciones seguir la temporada de vela en lugar del año natural?

Deberían. Cada categoría de socio debería tener su propia regla de renovación, año natural, aniversario del alta o una temporada con una fecha de inicio que usted fija, y los informes deberían comparar temporada con temporada. Un sistema construido alrededor del 1 de enero necesitará una conciliación manual cada primavera.

¿Necesita un club de vela pequeño software de gestión para clubes náuticos?

Un club de unas pocas docenas de barcos, sin amarres y con una sola regata puede funcionar con una hoja de cálculo durante un tiempo. La necesidad llega con una lista de amarres, un registro de titulaciones del que el club es responsable, o una temporada de regatas en la que las inscripciones deben comprobar la afiliación. El plan gratuito para clubes de hasta 250 socios es una forma de averiguarlo sin gastar nada.