Inscripción a eventos y check-in por QR para asociaciones

Los eventos de una asociación son el lugar donde los socios se encuentran con la organización en persona: la regata, la cena anual, el congreso, el curso, la asamblea general. Son también donde la secretaría trabaja más para el resultado menos visible. Este artículo es para el secretario que elige software de inscripción a eventos para entidades sin ánimo de lucro, y para el voluntario que estará en la puerta con una app de check-in en el móvil. Hoy las inscripciones llegan por correo electrónico y por teléfono, el precio de socio se aplica de memoria, la lista de la puerta es una impresión del día anterior y el recuento de asistentes nunca cuadra del todo con las facturas. Las secciones siguientes cubren lo que la inscripción necesita saber, cómo gestionar el aforo y los grupos, lo que la puerta tiene que hacer cuando la carpa no tiene cobertura, qué enviar y cuándo, y qué medir después.

Por qué la venta de entradas genérica no basta para una asociación

Las plataformas de venta de entradas al consumidor venden entradas a desconocidos. Una asociación vende la mayoría de sus plazas a personas que ya conoce, a un precio que depende de quiénes son, para eventos que a menudo forman parte de la afiliación y no son algo aparte.

Esa diferencia aparece por todas partes. Un socio al corriente de pago paga un precio, un socio dado de baja otro, un invitado un tercero. Un socio juvenil puede inscribirse solo en una división juvenil. Las plazas de un socio corporativo las reserva una persona para diez compañeros. La asamblea general es un evento cuya asistencia cuenta para el quórum. Una plataforma de entradas que no conoce el registro no puede hacer nada de esto sin que la secretaría compruebe cada reserva a mano, que es el trabajo que el software debía eliminar.

La alternativa es una inscripción a eventos que vive en el mismo sistema que el registro. El artículo sobre qué es un sistema de gestión de asociaciones explica la categoría; los eventos son uno de sus módulos, y los mejores tratan la puerta con la misma seriedad que el formulario.

Software de inscripción a eventos para asociaciones: lo que el formulario tiene que saber

Precios de socio y de invitado

Lo primero que debe hacer la inscripción es reconocer al socio. Cuando un socio que ha iniciado sesión en el portal de socios abre la página del evento, el precio de socio se aplica sin código ni petición. Cuando la abre un socio dado de baja, se aplica el precio público, lo cual es un recordatorio amable de para qué sirve la afiliación. Los invitados se inscriben mediante un formulario y pasan a ser contactos a los que la asociación puede invitar a asociarse más adelante.

Los tipos de entrada llevan su propio precio, aforo, periodo de venta y visibilidad. Una cena puede tener una entrada de socio, una de invitado, una juvenil y una mesa de diez; una regata puede tener una inscripción por barco y división más una cena de tripulaciones. Los tipos de entrada solo para socios simplemente no aparecen al público.

Aforo y listas de espera

Cada tipo de entrada tiene un aforo, y el evento también. Cuando un tipo se agota, el formulario debería ofrecer una lista de espera en lugar de una puerta cerrada. Cuando se libera una plaza, porque un socio cancela o la comisión libera plazas reservadas, la primera persona de la lista de espera asciende automáticamente y se le indica que tiene un tiempo fijo para confirmar. Una lista de espera gestionada por correo electrónico y memoria es una fuente de quejas sobre la equidad; una gestionada por el sistema es simplemente el orden en que llegó la gente.

Sesiones, itinerarios y divisiones

Un congreso tiene sesiones paralelas con su propio aforo; una regata tiene divisiones y mangas; un fin de semana de formación tiene talleres entre los que el participante elige. La inscripción debería permitir al participante elegir sesiones dentro de su entrada, hacer cumplir el aforo por sesión y dar a la puerta y al moderador de la sesión una lista por sesión en lugar de una lista para todo el evento. La detección de solapamientos, para que nadie reserve dos sesiones a la misma hora, es una funcionalidad pequeña que ahorra muchísima correspondencia.

Reservas de grupo

Una empresa que trae a ocho personas, una escuela de vela que inscribe seis barcos, una familia de cuatro: una persona reserva y paga, y más tarde rellena los nombres. La inscripción debería permitir a quien reserva gestionar el grupo mediante un enlace compartido, asignar entradas a personas con nombre y cambiar un nombre hasta una fecha límite. Cada asistente tiene entonces su propia entrada con QR, lo cual importa en la puerta, y sus propios requisitos dietéticos y de accesibilidad, lo cual importa al servicio de catering.

Preguntas y consentimientos

Requisitos dietéticos, nombre del barco y número de vela, talla de camiseta, contacto de emergencia, consentimiento fotográfico: cada evento tiene preguntas, y las respuestas pertenecen a la ficha del asistente, no a una hoja de cálculo exportada después. Mantenga el formulario corto, marque lo que es obligatorio y adjunte los consentimientos que este evento necesita y ningún otro.

Consultas de expositores y colaboradores

Los eventos más grandes atraen a expositores, proveedores y patrocinadores que quieren participar y no son asistentes. Un formulario de consulta en la página del evento que llegue a la cola del organizador, con el contacto, el rol y el mensaje juntos, sustituye a la cadena de correos reenviados. Para eventos de la escala de un salón náutico esto se convierte en captación de contactos comerciales; para una regata de club es una forma de decir sí al efecto naval que quiere un estand.

La puerta: una app de check-in que funciona sin conexión

La mañana del evento es donde el software de inscripción se gana o se pierde el sueldo. La comisión tiene a un voluntario en una mesa plegable, un móvil, quizá una tablet, y una cola de gente que quiere entrar. Cuatro cosas tienen que cumplirse.

Entradas con QR, escaneadas en un segundo

Cada asistente tiene una entrada con un código QR, en el correo de confirmación y en el portal de socios. El voluntario la escanea con la cámara del móvil, ve el nombre, el tipo de entrada y cualquier aviso que haya puesto la comisión, como "cuotas pendientes" o "mesa 7", y pulsa una vez. La búsqueda por nombre también tiene que funcionar, para el socio que ha olvidado el móvil, pero debería ser la excepción.

Sigue funcionando sin cobertura

Carpas, varaderos, sótanos y palacios de congresos comparten una propiedad: la cobertura móvil falla exactamente en el momento en que llegan doscientas personas. Una app de check-in que necesita conexión para cada escaneo detiene la cola. La app debería descargar la lista de asistentes antes de que abran las puertas, registrar cada escaneo en local y sincronizar cuando vuelva la conexión. El voluntario no debería necesitar saber si está conectado.

Dos dispositivos, sin contar dos veces

Con una puerta y dos voluntarios, o con dos puertas, ambos dispositivos escanean desde la misma lista. Cuando se reconectan, el sistema debe fusionar los escaneos de modo que un asistente registrado en el dispositivo A quede marcado una sola vez, y un asistente que se presenta en ambas puertas aparezca como ya registrado, no contado dos veces. El recuento que ve el organizador debería ser la cifra fusionada, y debería coincidir con el número de personas en la sala. Aquí es donde una impresión, o dos impresiones, falla en silencio.

Autocheck-in en modo kiosco

Para un congreso o una cena grande, una tablet en un soporte en modo kiosco permite a los asistentes escanear su propia entrada y ver su nombre y su mesa, mientras el voluntario se ocupa de las excepciones. El modo kiosco debe bloquear el dispositivo en la pantalla de check-in, no mostrar nada más que los datos del propio asistente y recurrir a la lista sin conexión de la misma forma que un dispositivo atendido.

Reglas de comunicación: confirmación, recordatorio, agradecimiento

Cada evento envía los mismos tres mensajes, y cada uno suele escribirse de nuevo desde cero la semana anterior. Deberían ser, en cambio, reglas, escritas una vez por plantilla de evento con las palabras de la asociación y enviadas por el sistema a tiempo.

Mensaje	Cuándo	Debe contener
Confirmación	Inmediatamente al reservar	Evento, fecha, lugar, tipo de entrada, entrada con QR, cómo cambiar o cancelar
Recordatorio	El día anterior, o la mañana del evento	Hora, lugar, qué traer, la entrada con QR de nuevo, aparcamiento o amarre
Aviso de sesión o división	El mismo día, si cambian las sesiones	Solo las sesiones del propio asistente
Agradecimiento	El día después	Gracias, fotos o resultados, el próximo evento, un formulario de opinión de dos preguntas
Ascenso desde la lista de espera	Cuando se libera una plaza	Plazo para confirmar, confirmación en un clic

Dos reglas se aplican a todos ellos. Solo los reciben los asistentes, filtrados a su propia entrada y sus propias sesiones. Y cada mensaje es una plantilla que la secretaría puede editar, para que el recordatorio de la regata juvenil no se lea como el del congreso profesional. Vea campañas e informes para saber cómo funcionan las plantillas en todo el sistema.

Qué medir después del evento

Los eventos suelen juzgarse por si parecieron concurridos. Las cifras que importan están disponibles a la mañana siguiente si la inscripción y la puerta están en el mismo sistema.

• Inscritos, registrados en la puerta, ausencias. La tasa de ausencias por tipo de entrada le dice si las entradas gratuitas de socio deberían llevar una pequeña fianza.
• Reparto entre socios e invitados. Cuántos invitados vinieron, y cuántos se asociaron después. Los invitados son la cantera de captación que la comisión de socios normalmente no puede ver.
• Aforo utilizado por sesión. Qué sesiones se agotaron y cuáles quedaron medio vacías, para el programa del año que viene.
• Ingresos frente a presupuesto, por tipo de entrada, con devoluciones.
• Participación por socio. Qué socios no asistieron a nada este año. Son las bajas del año que viene, como explica el artículo sobre renovación de socios.
• Exposición de los patrocinadores. Asistentes alcanzados, banners servidos, logotipos colocados, para el informe del patrocinador. Vea paquetes de patrocinio sin ánimo de lucro.

Un ejemplo práctico: la regata de otoño de la Asociación de Vela Westbay

La Asociación de Vela Westbay es ficticia, y su regata de otoño es un evento de club típico: dos días de regatas en tres divisiones, una cena de tripulaciones el sábado por la noche y una entrega de premios el domingo. Tiene 540 socios.

La inscripción abre seis semanas antes del evento con cuatro tipos de entrada. Inscripción de barco a 60 € para socios y 90 € para barcos no socios, aforo de 60 entre divisiones con 25 en la división de vela ligera, 20 en la división de sportboats y 15 en la división de cruceros. Cena de tripulaciones a 35 € para socios, 45 € para invitados, aforo de 160 en la carpa. La entrega de premios es gratuita y abierta, aforo de 220. Una inscripción juvenil a 30 €, solo para socios.

El jueves anterior, 58 barcos se han inscrito, se han vendido 140 entradas para la cena y la división de vela ligera está completa con 6 en lista de espera. Dos inscripciones de vela ligera se retiran el viernes; los dos primeros de la lista de espera ascienden y ambos confirman dentro de las dos horas permitidas. Catorce de las entradas para la cena las reservó una escuela de vela para sus alumnos mediante un enlace de grupo; los nombres llegaron el jueves, y dos se cambiaron el sábado por la mañana.

Ingresos: 48 barcos de socios × 60 € + 10 barcos no socios × 90 € = 2.880 € + 900 € = 3.780 € en inscripciones; 118 cenas de socio × 35 € + 22 cenas de invitado × 45 € = 4.130 € + 990 € = 5.120 € en cenas; 11 inscripciones juveniles × 30 € = 330 €. Total 9.230 €, recibidos en la cuenta de Stripe de la propia asociación a medida que se hacían las reservas, con 2 devoluciones registradas contra las inscripciones retiradas.

En la cena, dos voluntarios en la entrada de la carpa escaneaban desde sus móviles. La cobertura en la carpa se cayó a las 19:15 y volvió a las 19:40; ambos móviles siguieron escaneando y las listas se fusionaron sin duplicados cuando volvió la conexión. El check-in de la cena cerró en 134 de 140: 6 ausencias, todas con entradas de socio, que la comisión tendrá en cuenta al fijar la fianza del año que viene. La entrega de premios del domingo usó una tablet en modo kiosco en la puerta de la sede y un voluntario para las excepciones: 196 registrados.

A la mañana siguiente, el organizador exportó las cifras: 22 invitados en la cena, de los cuales 9 no habían estado nunca en un evento del club; las 6 ausencias; la división de cruceros a 15 de 15 por primera vez. El agradecimiento llegó a los 330 asistentes a las 10:00 con los resultados y un enlace a las fotos. El patrocinador de la cena, una velería local, recibió una nota con la cifra de asistencia y el número de veces que su banner se había mostrado en la página del evento.

Una lista de comprobación para el día

Repásela la noche anterior y de nuevo una hora antes de que abran las puertas.

1. Descargue la lista de asistentes en cada dispositivo de check-in mientras todavía tenga wifi, y confirme que el recuento coincide con la consola.
2. Cargue todos los dispositivos, y lleve una batería externa por dispositivo. Un móvil sin batería es un modo sin conexión del que no se puede recuperar.
3. Inicie sesión con cada voluntario en su propio dispositivo, para que el registro muestre quién registró a quién.
4. Pruebe un escaneo con una entrada real, después pruebe una búsqueda por nombre, después pruebe un escaneo de una entrada ya registrada para ver el aviso.
5. Prepare el kiosco si lo usa, en modo kiosco, en un soporte, con la mesa de excepciones a la vista.
6. Imprima una lista ordenada por apellido, como último recurso, y trátela como el recurso de emergencia, no como el principal.
7. Acuerde las excepciones: qué hacer con un socio dado de baja que insiste en que renovó, un invitado sin entrada, un nombre que no está en la lista. Decide una persona.
8. Conozca el aforo de la sala y vigile el recuento fusionado frente a él, no el total de inscripciones.
9. Reserve algunas plazas a discreción de la comisión, liberadas a la lista de espera a una hora fija.
10. Cierre el check-in a una hora acordada y anote el recuento final antes de que nadie empiece a estimar.

Errores habituales

Aplicar el precio de socio a mano. Cada comprobación manual del precio es una oportunidad de cobrar a un socio el precio de invitado o a un socio dado de baja el precio de socio, y ambas producen un correo.

Gestionar la lista de espera por correo electrónico. Es lento, es opaco y es el único lugar donde los socios acusan a la comisión de favoritismo.

Imprimir la lista el día anterior. Todo el que reserva ese mismo día no está en ella, y toda cancelación sigue estando.

Un solo dispositivo en la puerta. Se forman colas, y el segundo voluntario con la segunda impresión empieza el problema del doble recuento.

Una app de check-in que necesita cobertura. El recinto decide si registra a alguien, y decidirá en su contra a las 19:15.

Enviar el recordatorio a todos. Los socios que no reservaron no necesitan saber qué traer; los asistentes a la sesión B no necesitan el horario de la sesión A.

No enviar el agradecimiento. Es el mensaje con la mayor tasa de apertura del año y el lugar más fácil para anunciar el próximo evento y hacer dos preguntas.

Medir la asistencia a ojo. Anote inscritos, registrados y ausencias por tipo de entrada mientras las cifras están frescas, y llévelas a la comisión.

Llevar la asamblea general como una lista aparte. La asistencia a una asamblea general es gobernanza: debe registrarse contra el registro, con delegaciones de voto, como describe el artículo sobre cómo celebrar una asamblea general.

Cómo gestiona SupaGuild los eventos y el check-in

En SupaGuild, los eventos viven en el mismo sistema que el registro. Los tipos de entrada llevan aforo, precio, periodo de venta y visibilidad solo para socios; un socio al corriente de pago ve el precio de socio automáticamente y un socio dado de baja ve el precio público. Las sesiones y los itinerarios sirven a los congresos, las mangas y las divisiones sirven a las regatas, las listas de espera ascienden automáticamente cuando se libera una plaza y los grupos pueden reservarse y gestionarse por una persona mediante un enlace compartido. Las consultas de expositores y colaboradores se recogen en la página del evento.

En la puerta, el personal escanea las entradas con QR con el móvil, y un modo kiosco permite a los invitados escanearse ellos mismos. La app de check-in guarda la lista de asistentes en caché, sigue escaneando sin conexión y sincroniza cuando vuelve la conexión; dos dispositivos pueden escanear a la vez sin contar dos veces. Confirmación, recordatorio y agradecimiento son reglas escritas una vez por plantilla de evento, con sus palabras. Cada evento tiene una página pública en el sitio de la asociación, y el calendario puede integrarse en su propia web en el plan Pro.

El plan gratuito permite tres eventos publicados a la vez; Pro y Enterprise no tienen límite, y los eventos de la escala de un salón náutico con expositores y captación de contactos comerciales forman parte de Enterprise. Los pagos van a la cuenta de Stripe de la propia asociación. La página de eventos y check-in enumera lo que está disponible, y la página para el organizador de eventos recorre una temporada.

Preguntas frecuentes

¿Qué es una app de check-in para eventos?

Es la parte del software de inscripción a eventos que usa la puerta: una app en un móvil o una tablet que escanea el código QR de la entrada de cada asistente, confirma quién es y qué reservó, y registra el check-in. Una buena app descarga la lista de asistentes con antelación, funciona sin conexión, fusiona los escaneos de varios dispositivos sin contar dos veces y ofrece un modo kiosco para el autocheck-in.

¿Funciona el check-in por QR sin internet?

Debería, y usted debería probarlo antes de confiar en él. La app guarda la lista de asistentes en el dispositivo antes de que abran las puertas, registra cada escaneo en local y sincroniza cuando vuelve la conexión. Si la respuesta del proveedor es que se necesita conexión para cada escaneo, prepárese para una cola la primera vez que falle la cobertura del recinto.

¿Pueden inscribirse los no socios en nuestros eventos?

Sí, y deberían poder, porque los invitados son la mejor cantera de la comisión de socios. Cada tipo de entrada puede estar abierto al público, reservado a los socios, o ambos a precios distintos. Los invitados se inscriben mediante un formulario y pasan a ser contactos a los que puede invitar a asociarse más adelante; los socios se reconocen automáticamente y ven su precio.

¿Cómo gestionamos una lista de espera de forma justa?

Deje que lo haga el sistema. Cuando un tipo de entrada está completo, el formulario ofrece la lista de espera; cuando se libera una plaza, la primera persona de la fila asciende y se le da un tiempo fijo para confirmar. Nadie tiene que juzgar quién merece la plaza, y el registro muestra el orden en que llegó la gente.

¿Qué deberíamos medir después de un evento?

Inscritos, registrados y ausencias por tipo de entrada; el reparto entre socios e invitados y cuántos invitados se asociaron después; el aforo utilizado por sesión; ingresos y devoluciones frente a presupuesto; qué socios no asistieron a nada este año; y, para los patrocinadores, cifras de asistencia y exposición para su informe. Todo esto sale de los datos de inscripción y check-in si los dos están en el mismo sistema.

¿Es distinto el software de inscripción a eventos para asociaciones de la venta de entradas corriente?

La diferencia es el registro. La venta de entradas corriente vende a desconocidos a un solo precio; una asociación vende sobre todo a socios que ya conoce, a precios que dependen de su estado, para eventos que forman parte de la afiliación y a veces de la gobernanza. Una inscripción que lee el registro aplica el precio de socio, restringe las entradas solo para socios, cuenta la asistencia a la asamblea general para el quórum y anota la participación en la ficha del socio.