Software de socios para entidades sin ánimo de lucro: guía de compra

La mayoría de las guías sobre software de gestión de socios para entidades sin ánimo de lucro están escritas para organizaciones de captación de fondos, y la mayoría del software que analizan es una base de datos de donantes con una pestaña de socios añadida. Si su organización tiene socios que pagan cuotas, votan en una asamblea general y esperan algo a cambio de su cuota, ese es el punto de partida equivocado. Esta guía es para el secretario o el miembro de la junta directiva de una entidad sin ánimo de lucro pequeña o mediana cuyos socios son la organización: una sociedad de conservación, un colegio profesional, un club deportivo o de vela, una asociación de antiguos alumnos, una asociación sectorial. Cubre lo que el software tiene que hacer, en qué se diferencia de las herramientas que le ofrecerán, qué significan para usted los modelos de precio y cómo llevar a cabo la evaluación.

Qué tiene que hacer el software de gestión de socios sin ánimo de lucro

Empiece por el trabajo, no por la lista de funcionalidades. Una entidad de socios sin ánimo de lucro recorre el mismo ciclo cada año, y el software existe para recorrerlo con menos esfuerzo y menos errores.

Alguien presenta una solicitud de admisión, o es propuesto, y es admitido según sus estatutos. Paga una cuota de ingreso y las cuotas del primer año. Aparece en el registro con una categoría de socio, un estado y una fecha de renovación. Durante el año asiste a eventos, actualiza su dirección, quizá forma parte de una comisión. En la renovación se le factura, se le recuerda, y paga o se le da de baja. En la asamblea general se le cuenta para el quórum y vota. A final de año el tesorero informa de cuántos socios hay, cuántos se han dado de alta, cuántos se han ido y cuánto se ha recaudado.

El software que hace esto bien mantiene una sola ficha por persona a lo largo de todos esos momentos. Emite las facturas de renovación según la regla de cada categoría de socio, las reclama según su calendario y marca la baja cuando termina el periodo de gracia. Deja que los socios hagan ellos mismos las gestiones rutinarias. Y produce las cifras que pide la junta directiva sin una hoja de cálculo montada la noche anterior. Eso es un sistema de gestión de asociaciones (AMS); el artículo sobre qué es un sistema de gestión de asociaciones profundiza en la categoría.

El software de socios para entidades sin ánimo de lucro no es un CRM de donantes

La conversación comercial le ofrecerá normalmente una de dos cosas que no acaban de encajar: un CRM de donantes construido para organizaciones de captación de fondos, o un CRM genérico construido para equipos de ventas. Ambos pueden guardar una lista de personas. Ninguno entiende lo que es una afiliación.

Un CRM de donantes modela donaciones. Su objeto central es la donación, con una campaña, un llamamiento y un agradecimiento. La donación recurrente se parece un poco a las cuotas, pero no existe el concepto de una afiliación que confiere derechos, tiene una categoría, caduca en una fecha, puede darse de baja y puede reactivarse. El quórum, las delegaciones de voto y las votaciones secretas no existen. Un socio que no da nada más allá de su cuota es, para un CRM de donantes, un donante de poco valor.

Un CRM genérico modela un embudo de ventas. Su objeto central es la operación o la oportunidad, que avanza por fases hacia un cierre. Es muy bueno siguiendo conversaciones, y no tiene ni idea de lo que es una renovación. Se puede construir la gestión de cuotas encima con objetos personalizados y automatizaciones, y algunas asociaciones lo han hecho. El resultado es un sistema que solo entiende quien lo construyó, lo cual es un problema cuando esa persona deja la junta directiva.

Pregunta	CRM de donantes	CRM genérico	Software de socios (AMS)
Registro central	La donación	La operación	La afiliación
Conoce la categoría, la fecha de renovación y la baja	En parte	No	Sí
Emite facturas de renovación por regla	Raramente	Con desarrollo a medida	Sí
Portal de socios de autoservicio	Portal de donantes, centrado en donar	No	Sí
Admisión con avalistas y fases de comisión	No	Con desarrollo a medida	Sí
Quórum, delegaciones de voto, votaciones	No	No	Sí, en los mejores
Eventos con precio de socio	A veces	No	Sí
Precio por	Registros o contactos	Puestos de usuario	Socios, o tarifa plana por asociación

La comparación más larga está en AMS o CRM: cuál necesita su asociación. La versión corta: si las cuotas, las renovaciones y una asamblea general son centrales en su forma de trabajar, necesita software de socios, y un CRM le costará más en horas de voluntarios de lo que le ahorre en licencias.

Qué necesita realmente una entidad pequeña o mediana sin ánimo de lucro

Los proveedores enumeran docenas de módulos. La lista siguiente es lo que una entidad de socios sin ánimo de lucro de unos cientos a unos miles de socios utiliza en un año normal, más o menos en el orden en que llega el dolor.

Un registro con categorías, estado e historial

Una ficha por persona, con su afiliación actual, su categoría de socio, su estado y cada cambio registrado. Empresas como socios donde tenga categorías corporativas, con las personas que las representan. Campos que define usted mismo, porque cada asociación tiene un número de vela o un número de colegiado o una especialidad que ningún producto genérico contempla. Vea el CRM de socios para la forma que adopta esto.

Cuotas que se facturan y se reclaman solas

Cada categoría de socio tiene una cuota y una regla de renovación: año natural, aniversario del alta o temporada. El software emite la factura según el calendario, envía recordatorios antes y después del vencimiento con sus propias palabras y marca la baja cuando termina el periodo de gracia. Los pagos con tarjeta, SEPA y transferencia bancaria se registran contra la factura, se emiten los recibos y el tesorero dispone de un libro mayor. El dinero debería llegar a la cuenta de la propia asociación, no a la del proveedor. Detalles en cuotas y pagos.

Admisión que sigue sus estatutos

Si sus normas exigen un proponente y un avalista, documentos o una decisión de la comisión, el formulario de solicitud de admisión debe alimentar un proceso de revisión con fases y un rastro de decisiones, y la aprobación debe crear la afiliación, la primera factura y la invitación al portal de socios en un solo paso. Las asociaciones abiertas pueden configurar una categoría de socio para aprobarla en el momento del envío. Vea solicitudes de admisión y evaluación.

Un portal de socios que los socios usen de verdad

Cuente los correos que recibe la secretaría en un mes. La mayoría piden un recibo, una fecha de renovación o un cambio de dirección. Un portal de socios con su marca los responde sin intervención humana. Compruébelo en un móvil, porque es donde lo usarán los socios.

Comunicaciones y el informe para la junta directiva

Correo segmentado, para que la flota juvenil o los socios cuyos certificados caducan este trimestre reciban el mensaje y nadie más. Un informe de socios por categoría y sección, altas, renovaciones y bajas, año a año, que el tesorero pueda entregar a la junta directiva. Vea campañas e informes.

Gobernanza, eventos, patrocinadores, directorio

No toda entidad sin ánimo de lucro necesita todo esto el primer día, pero la mayoría necesita dos o tres. Reuniones con quórum, delegaciones de voto y votaciones secretas (gobernanza y votaciones). Eventos con precio de socio y de invitado y una puerta que funcione (eventos y check-in). Paquetes de patrocinio seguidos hasta su cumplimiento (patrocinadores y colaboradores). Un directorio y un mapa, públicos o solo para socios (directorio y mapa).

Datos que entran, datos que salen, RGPD

Importación que reconstruya el historial de renovaciones a partir de sus fechas, no solo los nombres de hoy, con una simulación antes de escribir nada. Consentimientos registrados por finalidad. Un registro de auditoría. Una exportación completa que pueda ejecutar usted mismo, cualquier día. Vea datos, importación y RGPD y el artículo sobre migrar desde hojas de cálculo.

Modelos de precio del software de gestión de socios sin ánimo de lucro

Cómo cobra el proveedor le dice cómo piensa el proveedor. Hay tres modelos de uso común, y se comportan de forma muy distinta a medida que usted crece.

Por socio. Un precio por contacto o por ficha de socio, normalmente en tramos. Parece barato para una asociación pequeña y castiga el éxito: una campaña de captación que añade doscientos socios le sube de tramo. También desincentiva mantener en el sistema a los socios dados de baja y a los candidatos, que son exactamente los datos que necesita para recuperarlos. Fíjese en si cuentan los registros dados de baja y archivados.

Por puesto de usuario. Un precio por usuario del personal, con socios ilimitados. Conviene a las asociaciones cuyo número de socios crece más deprisa que su secretaría, que son la mayoría. La pregunta que hay que hacer es cuánto cuesta un puesto cuando el tesorero y el secretario de socios necesitan acceso los dos, y si los revisores de solicitudes de admisión necesitan un puesto completo.

Porcentaje de las cuotas. El proveedor se queda una parte de cada pago que pasa por la plataforma, a veces además de la comisión del procesador de tarjetas. Esto alinea al proveedor con sus ingresos, lo cual suena atractivo y no lo es: el proveedor cobra más cuando usted sube las cuotas y nada cuando mejora la retención. También significa que el dinero pasa por la cuenta del proveedor antes de llegar a la suya.

Modelo	Conviene a	Fíjese en
Por socio	Asociaciones muy pequeñas y estables	Saltos de tramo, si cuentan los registros dados de baja
Por puesto, socios ilimitados	Asociaciones en crecimiento, secretarías pequeñas	Coste de puestos adicionales, acceso de los revisores
Porcentaje de las cuotas	Casi nadie	Quién custodia los fondos, devoluciones, conciliación de cierre de ejercicio

Sea cual sea el modelo, haga tres preguntas más. ¿Quién custodia los fondos y cuándo llegan a su cuenta? ¿Hay un plan gratuito lo bastante amplio para probar con sus datos reales? ¿Y cuál es el plazo de preaviso y la vía de exportación cuando se marche? El artículo sobre cómo elegir software de gestión de socios trata la salida como la pregunta más importante, y seguimos pensándolo.

Un ejemplo práctico: la Sociedad para la Conservación del Estuario

La Sociedad para la Conservación del Estuario es ficticia, pero sus cifras son típicas de las organizaciones que nos escriben. Tiene 640 socios en tres categorías: 480 socios ordinarios a 45 € al año, 110 afiliaciones familiares a 70 € que cubren a dos adultos cada una y 50 socios de honor que no pagan nada más. Celebra una asamblea general anual, cuatro charlas públicas, dos jornadas de voluntariado y una excursión en barco en verano. Una administrativa a tiempo parcial y un tesorero voluntario llevan la secretaría.

Los ingresos por cuotas son 480 × 45 € + 110 × 70 € = 21.600 € + 7.700 € = 29.300 € al año. Los eventos aportan unos 6.000 € más, y dos negocios locales patrocinan el boletín por 1.500 € cada uno.

Hoy el registro es una hoja de cálculo, las cartas de renovación son una combinación de correspondencia y el tesorero concilia las transferencias a mano contra una lista impresa. La tasa de renovación del año pasado, calculada a posteriori, fue de alrededor del 84 por ciento: 94 de los 590 socios de pago no renovaron, y nadie los reclamó después de la segunda carta porque la administrativa estaba preparando la asamblea general.

Lo que la sociedad necesita no es una base de datos de captación de fondos. Necesita facturas de renovación emitidas el 1 de enero por categoría de socio, tres recordatorios con sus propias palabras, pago en línea que llegue a su propia cuenta, una baja marcada el 31 de marzo para que la junta directiva vea la lista y un informe en abril que diga cuántos renovaron y cuántos no. Necesita que la convocatoria de la asamblea general llegue a los socios al corriente de pago el día del envío, y un quórum contado contra el registro.

Con un modelo por socio a un precio típico de 1 € por registro al mes, 640 registros cuestan unos 640 € al mes antes de cualquier complemento, y el archivo de socios dados de baja se suma a eso. Con un modelo por puesto con socios ilimitados, la misma sociedad paga una tarifa plana y da puestos a la administrativa y al tesorero. En un plan gratuito limitado a 250 socios no cabe, y debería probar en el plan gratuito con una muestra y pasar al plan de pago en la puesta en marcha.

Si el nuevo sistema recupera un tercio de las 94 bajas del año pasado gracias a recordatorios a tiempo y a una campaña de recuperación que funcione, son unos 31 socios a una media de unos 50 €, o alrededor de 1.550 € al año. Eso solo cubre la mayor parte del coste del software de una asociación pequeña. El ahorro real es el tiempo de la administrativa: quizá 60 horas al año de combinación de correspondencia, conciliación y recibos.

Una lista de comprobación de 10 puntos para software de socios sin ánimo de lucro

Llévela a cada demo e insista en ver cada punto con sus propios datos, no con la muestra del proveedor.

1. Una ficha por persona. Afiliaciones, facturas, entradas a eventos, consentimientos y cargos en comisiones en la misma pantalla, para un socio real que usted elija.
2. Reglas de renovación por categoría de socio. Año natural, aniversario o temporada; periodo de gracia; baja. Pida al proveedor que muestre la factura y los recordatorios emitiéndose, no que los describa.
3. Su propia cuenta para los pagos. Tarjeta, SEPA y transferencia registradas contra la factura; fondos en su cuenta; devoluciones y abonos; un libro mayor para el contable.
4. Admisión tal y como la escriben sus estatutos. Fases, revisores, un ciclo de petición de información, un rastro de decisiones, incorporación al aprobar.
5. Un portal de socios en el móvil. Fecha de renovación, facturas, recibos, perfil y consentimientos, con su marca, en su dominio si lo desea.
6. Gobernanza. Convocatoria desde el registro a una fecha, asistencia y delegaciones de voto, quórum congelado a la apertura, votaciones secretas, acuerdos numerados. Si celebra una asamblea general, pruebe esto.
7. Secciones. Delegaciones regionales, flotas o comisiones con sus propios administradores bajo un mismo registro, si esa es su estructura.
8. Campos personalizados con visibilidad. Añada un campo, decida quién lo ve, decida si las ediciones de los socios esperan aprobación.
9. RGPD como estructura. Un contrato de encargo de tratamiento, alojamiento en la UE si está en Europa, consentimientos por finalidad, un registro de auditoría, una lista de subencargados.
10. Importación con historial y exportación sin pedir permiso. Una simulación, un deshacer, historial de renovaciones reconstruido a partir de sus fechas; una exportación completa desde la consola en cualquier momento.

Puntúe cada punto de 0 a 2 y pondere según su propio dolor. Un colegio profesional pondera los puntos 4, 6 y 9; un club de vela con calendario de regatas pondera el 2, el 3 y el 5. Cualquier producto que puntúe 0 en el punto 10 debería quedar descartado, sea cual sea el resto.

Errores habituales al comprar software de socios sin ánimo de lucro

Comprar la base de datos de donantes porque la usa la organización de al lado. Su problema central son las donaciones; el suyo son las renovaciones. Las listas de funcionalidades se solapan lo suficiente para confundir.

Dejar que la web decida. Algunos productos son constructores de sitios web con una lista de socios adjunta. Si está contento con su web, quiere widgets que se integren en ella, no un sustituto.

Evaluar con los datos del proveedor. Toda demo parece limpia con cincuenta registros ordenados. Lleve su hoja de cálculo, con sus duplicados y sus fechas que faltan, y pida una simulación de importación durante la prueba.

Ignorar al tesorero. La persona que concilia los pagos e informa a la junta directiva vivirá en este sistema más que nadie. Si no participa en la evaluación, la evaluación está incompleta.

Elegir precio por socio mientras se planea una campaña de captación. Calcule el precio del sistema con el número de socios que quiere tener en tres años, no con el que tiene ahora.

Olvidar la rotación de los voluntarios. Las juntas cambian. Un sistema que depende de las automatizaciones a medida de una persona o de la configuración de un consultor es una carga. Prefiera productos cuya configuración estándar haga lo que usted necesita.

No preguntar por la salida. Si la exportación requiere un ticket de soporte o una tarifa, ya ha descubierto cómo le ve el proveedor.

Cómo lo aborda SupaGuild

SupaGuild es un sistema de gestión de asociaciones (AMS) construido para afiliaciones con cuota, náutico primero y no solo. Mantiene una ficha por persona y por empresa; factura las cuotas por categoría de socio con recordatorios, periodos de gracia y baja; cobra pagos con tarjeta y SEPA en la cuenta de Stripe de la propia asociación; gestiona la admisión con fases y avalistas; da a los socios un portal de socios con su marca; gestiona reuniones con quórum, delegaciones de voto y votaciones secretas; e incluye eventos, patrocinadores, un directorio y campañas segmentadas con un informe año a año para la junta directiva.

El precio es por asociación, no por socio. El plan gratuito cubre hasta 250 socios con un puesto de personal, tres eventos publicados, tres paquetes de patrocinio y 1.000 correos al mes, lo que basta para probar con datos reales. Pro cuesta 199 € al mes con tres puestos, 25 € por cada puesto adicional, socios, eventos y paquetes de patrocinio ilimitados, las herramientas de gobernanza y su propio dominio. Enterprise es bajo petición para eventos de la escala de un salón náutico. Los datos se alojan en la UE, la interfaz está disponible en seis idiomas y la exportación completa es un clic en la consola. La página de precios tiene el detalle, y las páginas de soluciones para asociaciones profesionales, clubes deportivos y asociaciones de antiguos alumnos muestran cómo el mismo sistema encaja en distintos tipos de entidad sin ánimo de lucro.

Preguntas frecuentes

¿Qué es el software de gestión de socios sin ánimo de lucro?

Es el software que gestiona el ciclo de socios de una asociación o un club: admisión, registro, facturación de cuotas y renovaciones, un portal de socios, comunicaciones, eventos y, en los mejores productos, reuniones y votaciones. También se le llama sistema de gestión de asociaciones (AMS). Se diferencia de un CRM de donantes, construido alrededor de las donaciones, y de un CRM genérico, construido alrededor de un embudo de ventas.

¿Necesitamos software de socios o un CRM de donantes?

Si sus ingresos proceden principalmente de cuotas y sus socios tienen derechos como el voto, necesita software de socios. Si sus ingresos proceden principalmente de donaciones y sus simpatizantes no tienen un estatus formal, un CRM de donantes encaja mejor. Las organizaciones que hacen ambas cosas suelen usar software de socios para los socios y llevar un registro sencillo de las donaciones en él o en la contabilidad.

¿Cuánto debería pagar una entidad pequeña sin ánimo de lucro por software de socios?

Depende más del modelo de precio que del proveedor. El precio por socio puede costar a una asociación de 600 socios varios cientos de euros al mes; el precio por asociación con un plan gratuito puede no costar nada hasta que se superen los límites gratuitos, y después una tarifa mensual plana. Compare el total con el tamaño que espera tener en tres años, incluido el procesamiento de pagos, e insista en que las cuotas lleguen a su propia cuenta.

¿Podemos importar nuestra hoja de cálculo actual?

Cualquier producto serio importa desde Excel o CSV. Las preguntas que hay que hacer son si la importación reconstruye el historial de renovaciones a partir de sus fechas de alta y renovación, si ejecuta una simulación que enumere cada problema antes de escribir nada, cómo trata los duplicados y si se puede deshacer. El artículo sobre migrar su lista de socios desde hojas de cálculo es una guía paso a paso.

¿El software de socios para entidades sin ánimo de lucro cumple el RGPD por defecto?

Ningún producto cumple por sí solo; la asociación es la responsable del tratamiento y sigue siéndolo. Lo que el software debe proporcionar es un contrato de encargo de tratamiento, alojamiento en una región que usted acepte, consentimientos registrados por finalidad y respetados por campañas y directorios, un registro de auditoría y la capacidad de exportar o eliminar los datos de un socio a petición. Pida la lista de subencargados.

¿Cuánto se tarda en pasar a un software de socios?

Para una asociación de unos cientos de socios con una hoja de cálculo razonable, la importación y la configuración llevan días, no meses. La parte más larga es acordar con la junta directiva las categorías de socio, las reglas de renovación y la redacción de los recordatorios, y elegir una fecha de puesta en marcha que caiga entre dos ciclos de renovación. Planifique ejecutar la primera renovación en el nuevo sistema con la lista antigua a mano como comprobación.