Software per yacht club: cosa cambia in un circolo nautico

SupaGuild è nato con le associazioni nautiche, quindi abbiamo un’idea precisa di cosa debba fare un software per yacht club che un software generico per circoli e club non fa. Uno yacht club, un circolo velico o una federazione nautica è un’organizzazione associativa come tutte le altre nelle quote associative, nel consiglio direttivo e nell’assemblea, e diversa da tutte le altre nelle barche, nei posti barca, nei brevetti, nelle stagioni e nelle regate. Le differenze non sono cosmetiche. Decidono se il software si adatta al circolo o se il circolo si piega al software. Questa guida le mette in fila, con un esempio pratico e le domande da porre a qualsiasi fornitore di software per circoli velici.

Il socio ha una barca

Nella maggior parte delle associazioni un socio è una persona, magari collegata a un’azienda. In uno yacht club un socio ha anche una o più barche, ciascuna con una classe, un numero di vela, una lunghezza, un certificato di assicurazione e, molto spesso, un posto barca o un ormeggio. Le barche cambiano proprietario all’interno del circolo, vengono vendute, sostituite o noleggiate. I canoni di ormeggio si fatturano per barca, non per socio, e l’elenco dei posti barca è un vero registro con una lista d’attesa e regole di anzianità.

Il software generico per circoli memorizza la barca come campo di testo. Funziona fino alla prima fattura di ormeggio, alla prima iscrizione a una regata per classe o al primo controllo di scadenza dell’assicurazione. Ciò di cui un circolo nautico ha bisogno è la possibilità di definire campi e oggetti propri, fatturare in base a essi e produrre report su di essi. Come minimo, la scheda del socio deve contenere classe, numero di vela, lunghezza e scadenza dell’assicurazione della barca come campi veri e propri, visibili alle persone giuste, con uno storico quando cambiano.

I brevetti scadono

Patenti nautiche, certificati radio, attestati di primo soccorso, qualifiche di ufficiale di regata e di giudice, abilitazione alla conduzione del gommone di assistenza: un circolo tiene traccia di decine di tipi di qualifica con date di scadenza, e alcune di esse decidono chi può portare fuori una barca del circolo o dirigere una regata. Una colonna di un foglio di calcolo non può avvisare il responsabile della formazione tre mesi prima che scada il certificato di un conduttore del mezzo di assistenza. Un registro delle qualifiche con documenti, enti rilascianti, date di scadenza e promemoria può farlo, e permettere ai soci di caricare da soli i rinnovi risparmia alla segreteria la rincorsa. La pagina del CRM soci descrive un registro di questo tipo.

Gli eventi sono regate

Una regata è un evento con divisioni e classi, iscrizioni per barca con lista equipaggio, tasse di iscrizione per classe e per data, un bando di regata e istruzioni di regata come documenti, e una segreteria di regata che ha bisogno dell’elenco degli iscritti su un tablet in banchina, senza segnale, il sabato mattina. C’è anche il calendario sociale: la cena, la premiazione, le conferenze invernali, con prezzi per soci e per ospiti. Il modulo eventi deve essere abbastanza flessibile per entrambi, e il check-in deve funzionare offline. Abbiamo trattato il caso generale in registrazione agli eventi e check-in per le associazioni.

La stagione detta il ritmo

Molti circoli vivono su una stagione anziché su un anno solare: le quote si rinnovano in primavera, i posti barca si assegnano per l’estate, il rimessaggio invernale si fattura in autunno. Le regole di rinnovo per livello associativo devono accettare una stagione, e i report devono confrontare stagione con stagione. Un sistema costruito intorno al 1° gennaio combatterà contro il circolo ogni anno.

Una stagione in un circolo velico, passo dopo passo

1. Febbraio. Partono le fatture di rinnovo per la stagione che inizia il 1° aprile, per livello associativo: ordinari, familiari, juniores, cadetti, non veleggianti. I promemoria sono programmati per marzo.
2. Marzo. Si confermano le assegnazioni di posti barca e ormeggi per le barche i cui proprietari hanno rinnovato; la lista d’attesa avanza. Si controllano i certificati dei conduttori dei mezzi di assistenza prima della prima regata.
3. Aprile. Si apre la stagione. Le iscrizioni non pagate decadono alla fine del periodo di tolleranza; il posto barca del proprietario decaduto è a rischio secondo il regolamento del circolo.
4. Da maggio a settembre. Regate e campionato sociale ogni fine settimana: iscrizioni per classe, liste equipaggio, risultati, la segreteria di regata su un tablet. Il calendario sociale corre in parallelo.
5. Ottobre. Il rimessaggio invernale si fattura per barca. L’alaggio è un evento con una fascia oraria per barca.
6. Novembre. L’assemblea: convocazione dal registro, deleghe, quorum, elezioni. Le quote della stagione successiva si fissano per delibera.
7. Da dicembre a gennaio. Si pubblica il programma di formazione, la sezione giovanile recluta e il consiglio direttivo esamina i numeri della stagione: soci, rinnovi, decadenze, iscrizioni, per livello associativo e per flotta.

Ognuno di questi passaggi tocca il registro. Un software che non può usare la stagione come periodo di rinnovo mette una riconciliazione manuale in ciascuno di essi.

Il consiglio direttivo è in acqua

Il consiglio direttivo di uno yacht club è fatto di volontari che spesso sono, letteralmente, in mare. Il presidente ha bisogno dei numeri dei soci sul telefono; il tesoriere deve approvare un rimborso dalla marina; il segretario deve inviare la convocazione dell’assemblea con il giusto preavviso senza essere in segreteria. Tutto deve funzionare su un telefono, con sessioni che sopravvivono alle connessioni instabili, e nulla deve dipendere da un computer fisso nella sede. La pagina consiglio direttivo e presidente descrive la vista di cui un consiglio ha bisogno.

Federazioni e associazioni di classe

Sopra il circolo c’è la federazione o l’associazione di classe, con i propri soci, il proprio calendario di campionati e il proprio registro dei certificati di stazza. I circoli sono soci della federazione; i velisti sono soci dei circoli e spesso anche di un’associazione di classe. Il software per questo livello ha bisogno di sezioni con i propri amministratori, di report trasversali alle sezioni e di una directory condivisibile tra associazioni con il consenso di ciascun socio. Le pagine federazioni nautiche e associazioni di classe spiegano come le sezioni rispondono a questa esigenza.

Un esempio pratico: un circolo velico di 420 soci

Un circolo velico immaginario ha 420 soci: 280 ordinari, 60 iscrizioni familiari che coprono 150 persone, 50 juniores e 30 soci non veleggianti. Tra tutti possiedono 310 barche in quattro flotte: 120 derive, 90 barche a chiglia, 60 cabinati e 40 barche di proprietà del circolo o condivise. Il circolo ha 95 posti barca e 40 ormeggi, una lista d’attesa di 38 nomi e una stagione dal 1° aprile al 31 ottobre. Organizza 22 giornate di regata all’anno, una regata open da 180 barche a luglio e sei eventi sociali.

Con uno strumento generico per la gestione dei soci, la segreteria teneva tre cose fuori dal sistema: un foglio di calcolo dei posti barca (95 righe, con il nome della barca come collegamento al socio), un foglio di calcolo delle qualifiche (410 certificati su 14 tipi) e le iscrizioni alle regate nel software di gestione delle regate, senza alcun collegamento con lo stato associativo. Ogni stagione la segretaria spendeva, per sua stessa stima, circa 60 ore a riconciliare i tre con il registro: chi possedeva ancora quale barca, quale posto barca era insoluto, quale certificato di conduttore del mezzo di assistenza era scaduto, quale iscritto alla regata non era più socio e doveva la tassa piena.

Con i campi nautici nel registro, lo stesso circolo registra classe, numero di vela, lunghezza e scadenza dell’assicurazione nella scheda del socio, conserva i 410 certificati in un registro delle qualifiche con avvisi di scadenza al socio e al responsabile della formazione, e lascia che le iscrizioni alle regate verifichino lo stato associativo al momento dell’iscrizione, così il prezzo soci si applica solo ai soci in regola. Il foglio dei posti barca è rimasto, perché un posto barca è un oggetto con una lista d’attesa e regole di anzianità, e spieghiamo più avanti come lo trattiamo. Le ore di riconciliazione si sono ridotte alla sola lista dei posti barca; il resto ha smesso di essere un lavoro a parte.

Il software generico per circoli a confronto con un circolo nautico

Esigenza	Software generico per circoli	Cosa serve a un circolo nautico
La barca	Un campo di testo sul socio	Classe, numero di vela, lunghezza, scadenza assicurazione come campi; storico delle modifiche
Qualifiche	Una colonna con una data, se va bene	Un registro per tipo con documenti, avvisi di scadenza al socio e allo staff
Periodo di rinnovo	Anno solare	Stagione o anniversario per livello associativo, con report stagione su stagione
Eventi	Biglietti con un prezzo	Classi e divisioni, iscrizioni per barca con equipaggio, tasse per data, documenti
Ingresso	Check-in online	Check-in offline su tablet in banchina
Struttura	Un solo circolo	Sezioni per flotte, gruppi, circoli regionali sotto una federazione
Fatturazione	Per socio	Per socio, e per barca per ormeggi e rimessaggio
Consiglio direttivo	Computer fisso in segreteria	Telefono, con una sessione che sopravvive a un segnale debole

La colonna di destra è ciò che va messo nel documento dei requisiti. La colonna di sinistra è ciò che la maggior parte dei prodotti vi mostrerà nella demo.

Cosa chiedere a un fornitore di software per yacht club

Se gestite un circolo nautico, aggiungete queste domande alla checklist abituale:

1. Possiamo definire le barche con campi propri, collegarle ai soci e fatturare ormeggio e rimessaggio per barca?
2. Il registro delle qualifiche gestisce i nostri tipi di certificato, con promemoria di scadenza al socio e allo staff?
3. Un evento può avere classi e divisioni, iscrizioni per barca con equipaggio, tasse per classe e per data, e documenti?
4. Il check-in funziona offline su un tablet in banchina?
5. I rinnovi possono seguire una stagione, e i report confrontare le stagioni?
6. Tutto funziona su un telefono, per il consiglio direttivo come per i soci?
7. Le sezioni regionali o le flotte possono avere i propri amministratori sotto un’unica associazione?
8. I soci possono vedere e aggiornare da soli barca e certificati in un portale soci?
9. Il modulo assemblea gestisce deleghe e quorum congelato, come richiede il nostro statuto?
10. Dove finiscono i soldi, e il fornitore trattiene una percentuale su ormeggi e tasse di iscrizione?

Chiedete una demo con la vostra lista flotta e le vostre date di stagione. Un fornitore che non riesce a impostare il periodo di rinnovo al 1° aprile nella demo non lo gestirà dopo il contratto.

Errori comuni nella scelta di un software per circoli velici

Comprare lo strumento di gestione regate e lo strumento di gestione soci separatamente, senza collegamento. Il software dei risultati è eccellente nei risultati e non sa nulla di chi ha pagato. Le iscrizioni dovrebbero verificare lo stato associativo al momento dell’iscrizione.

Accettare un campo di testo per la barca. Funziona fino alla prima iscrizione per classe o al primo controllo assicurativo. Insistete su campi veri con uno storico.

Scegliere un prodotto costruito intorno al 1° gennaio. Un circolo stagionale riconcilia poi ogni report a mano. Provate la stagione come regola di rinnovo nella demo.

Dimenticare che la banchina non ha segnale. Un check-in che richiede internet fallisce nel momento in cui serve. Chiedete la modalità offline e provatela con il telefono in modalità aereo.

Lasciare le qualifiche in un foglio di calcolo. Il conduttore del mezzo di assistenza con il certificato scaduto è una responsabilità che il circolo porta senza saperlo. Mettete i certificati dove ci sono gli avvisi.

Trattare la sezione giovanile come un dettaglio. I giovani sono iscrizioni familiari, livelli cadetti, consensi dei genitori e certificati degli allenatori. Un prodotto che gestisce solo gli adulti gestisce metà del circolo.

Ignorare il livello federale. Se il circolo riferisce a un ente nazionale o gestisce un’associazione di classe, le sezioni e i report trasversali risparmiano un’unione di dati ogni trimestre.

L’approccio di SupaGuild

SupaGuild è cresciuto a partire da questa lista. Campi soci definiti dal circolo, inclusi classe, numero di vela, posto barca e porto di armamento come campi di testo, numerici, data o a scelta; un registro delle qualifiche con documenti, enti rilascianti, date di scadenza e avvisi al socio e allo staff; eventi con sessioni e divisioni, biglietti per soci e per ospiti, liste d’attesa e un’app di check-in QR offline; regole di rinnovo per livello associativo per anno solare, anniversario o stagione; un portale soci pensato per il telefono dove i soci aggiornano da soli la propria scheda e i certificati; sezioni per gruppi, flotte e circoli regionali; assemblee con deleghe, quorum congelato e voto segreto nel piano Pro; e pagamenti direttamente sull’account Stripe del circolo.

I posti barca come oggetti di prima classe, con lista d’attesa, regole di anzianità e fatturazione propria, sono nella roadmap, e preferiamo dirlo piuttosto che millantarlo. Oggi un circolo registra il posto barca come campo sul socio e fattura il rimessaggio tramite la fatturazione che già usa. Le pagine delle funzionalità descrivono ciò che è disponibile; la pagina yacht club e circoli velici descrive come i pezzi si incastrano nell’anno di un circolo; e il piano gratuito è aperto ai circoli fino a 250 soci, con Pro a 199 euro al mese per i circoli più grandi.

Domande frequenti

Cos’è un software per yacht club?

Un software per yacht club è un software per la gestione dei soci che conosce anche barche, posti barca, qualifiche, stagioni e regate. Tiene il registro dei soci e delle loro quote associative come qualsiasi software per circoli, e aggiunge i campi, le regole di rinnovo, la struttura degli eventi e il check-in offline di cui un circolo nautico ha bisogno, così che barche, certificati e iscrizioni non restino in fogli di calcolo separati.

In cosa un software per circoli velici è diverso da un software generico per circoli?

In cinque punti: il socio ha una barca con classe, numero di vela e assicurazione; le qualifiche scadono e vanno monitorate; gli eventi sono regate con classi, iscrizioni per barca e una segreteria di regata in banchina; l’anno è una stagione anziché un anno solare; e il consiglio direttivo lavora da un telefono, spesso in mare. Il software generico per circoli gestisce bene quote e newsletter e questi cinque punti male o per niente.

Un software per circoli può fatturare i canoni di ormeggio per barca?

Alcuni sì; molti no, e memorizzano il posto barca come nota sul socio. Chiedetelo direttamente al fornitore e chiedete di vedere una fattura di ormeggio nella demo. SupaGuild oggi registra il posto barca come campo e fattura il rimessaggio tramite la propria fatturazione; i posti barca come oggetti con lista d’attesa e fatturazione propria sono nella roadmap.

Il check-in a una regata funziona senza internet?

Con SupaGuild sì: l’app di check-in memorizza l’elenco dei partecipanti sul dispositivo, registra le scansioni offline e sincronizza quando la connessione torna, e due dispositivi possono scansionare contemporaneamente senza doppi conteggi. Fate la stessa domanda a qualsiasi altro fornitore e provate con il telefono in modalità aereo.

I rinnovi possono seguire la stagione velica anziché l’anno solare?

Dovrebbero. Ogni livello associativo dovrebbe avere la propria regola di rinnovo, anno solare, anniversario dell’iscrizione o una stagione con una data di inizio scelta da voi, e i report dovrebbero confrontare stagione con stagione. Un sistema costruito intorno al 1° gennaio richiederà una riconciliazione manuale ogni primavera.

Un piccolo circolo velico ha bisogno di un software per yacht club?

Un circolo con qualche decina di barche, senza posti barca e con una sola regata può vivere su un foglio di calcolo per un po’. Il bisogno arriva con un elenco di posti barca, un registro delle qualifiche di cui il circolo è responsabile, o una stagione di regate in cui le iscrizioni devono verificare lo stato associativo. Il piano gratuito per i circoli fino a 250 soci è un modo per scoprirlo senza spendere nulla.