Software per la gestione dei soci nel non profit: guida all’acquisto

La maggior parte delle guide ai software per la gestione dei soci nel non profit è scritta per enti di raccolta fondi, e la maggior parte dei software che recensiscono è una banca dati di donatori con una scheda soci aggiunta a posteriori. Se la vostra organizzazione ha soci che pagano quote associative, votano in assemblea e si aspettano qualcosa in cambio della loro quota, quello è il punto di partenza sbagliato. Questa guida è per il segretario o il consigliere di una piccola o media organizzazione non profit i cui soci sono l’organizzazione: una società di conservazione ambientale, un ordine professionale, un circolo sportivo o velico, un’associazione di ex allievi, un’associazione di categoria. Spiega cosa deve fare il software, in cosa differisce dagli strumenti che vi proporranno, cosa significano per voi i modelli di prezzo e come condurre la valutazione.

Cosa deve fare un software per la gestione dei soci nel non profit

Partite dal lavoro, non dall’elenco delle funzionalità. Un’associazione non profit basata sui soci ripete lo stesso ciclo ogni anno, e il software esiste per farlo girare con meno fatica e meno errori.

Qualcuno presenta una candidatura, o viene proposto, e viene ammesso secondo il vostro statuto. Paga una quota di iscrizione e la quota associativa del primo anno. Compare nel registro con un livello associativo, uno stato e una data di rinnovo. Durante l’anno partecipa agli eventi, aggiorna l’indirizzo, magari siede in una commissione. Al rinnovo riceve la fattura, i promemoria, e paga oppure decade. In assemblea viene conteggiato per il quorum e vota. A fine anno il tesoriere riferisce quanti soci ci sono, quanti sono entrati, quanti sono usciti e quanto è stato incassato.

Un software che fa bene questo tiene una sola scheda per persona attraverso tutti questi momenti. Emette le fatture di rinnovo secondo la regola di ciascun livello associativo, le sollecita secondo il vostro calendario e segna la decadenza alla fine del periodo di tolleranza. Lascia che i soci facciano da soli le operazioni di routine. E produce i numeri che il consiglio direttivo chiede senza un foglio di calcolo assemblato la sera prima. Questo è ciò che fa un sistema di gestione associativa (AMS); l’articolo su cos’è un sistema di gestione associativa approfondisce la categoria.

Il software soci per il non profit non è un CRM per donatori

La conversazione di vendita di solito vi offrirà una di due cose che non sono del tutto adatte: un CRM per donatori costruito per enti di raccolta fondi, o un CRM generico costruito per i team commerciali. Entrambi possono contenere un elenco di persone. Nessuno dei due capisce cosa sia un’iscrizione associativa.

Un CRM per donatori modella le donazioni. Il suo oggetto centrale è la donazione, con una campagna, un appello e un ringraziamento. La donazione ricorrente somiglia un po’ a una quota associativa, ma non esiste il concetto di un’iscrizione che conferisce diritti, ha un livello, scade a una data, può decadere e può essere ripristinata. Quorum, deleghe e voto segreto non esistono. Un socio che non dà nulla oltre alla propria quota è, per un CRM per donatori, un donatore di basso valore.

Un CRM generico modella una pipeline. Il suo oggetto centrale è la trattativa o l’opportunità, che avanza per fasi verso la chiusura. È molto bravo a tracciare le conversazioni, e non ha idea di cosa sia un rinnovo. Si può costruire la gestione delle quote sopra di esso con oggetti personalizzati e automazioni, e alcune associazioni lo hanno fatto. Il risultato è un sistema che capisce solo chi lo ha costruito, il che è un problema quando quella persona lascia il consiglio direttivo.

Domanda	CRM per donatori	CRM generico	Software soci (AMS)
Record centrale	La donazione	La trattativa	L’iscrizione
Conosce livello, data di rinnovo e decadenza	In parte	No	Sì
Emette fatture di rinnovo per regola	Raramente	Con sviluppo su misura	Sì
Portale soci self-service	Portale donatori, orientato al dono	No	Sì
Ammissione con presentatori e fasi di commissione	No	Con sviluppo su misura	Sì
Quorum, deleghe, votazioni	No	No	Sì, nei migliori
Eventi con prezzi soci	A volte	No	Sì
Prezzo basato su	Record o contatti	Postazioni	Soci, o canone fisso per associazione

Il confronto completo è in AMS o CRM: di quale ha bisogno la vostra associazione. La versione breve: se quote associative, rinnovi e assemblea sono centrali nel vostro modo di lavorare, vi serve un software soci, e un CRM vi costerà più in ore di volontariato di quanto vi faccia risparmiare in licenze.

Di cosa ha davvero bisogno una piccola o media organizzazione non profit

I fornitori elencano decine di moduli. L’elenco qui sotto è ciò che un’associazione non profit con qualche centinaio o qualche migliaio di soci usa in un anno normale, più o meno nell’ordine in cui arriva il bisogno.

Un registro con livelli associativi, stato e storico

Una scheda per persona, con l’iscrizione corrente, il suo livello, il suo stato e ogni modifica registrata. Aziende come soci dove avete livelli aziendali, con le persone che le rappresentano. Campi definiti da voi, perché ogni associazione ha un numero di vela, un numero di licenza o una specializzazione che nessun prodotto generico prevede. Vedete il CRM soci per la forma che questo prende.

Quote che si fatturano e si sollecitano da sole

Ogni livello associativo ha un importo e una regola di rinnovo: anno solare, anniversario dell’iscrizione o stagione. Il software emette la fattura alla scadenza prevista, invia promemoria prima e dopo la data di scadenza con le vostre parole e segna la decadenza alla fine del periodo di tolleranza. I pagamenti con carta, SEPA e bonifico vengono registrati sulla fattura, le ricevute emesse, e il tesoriere ha un registro contabile. I soldi devono arrivare sul conto dell’associazione, non su quello del fornitore. Dettagli in quote e pagamenti.

Un’ammissione che segue il vostro statuto

Se le vostre regole richiedono un proponente e un secondo presentatore, documenti o una decisione di commissione, il modulo di candidatura deve alimentare un processo di revisione con fasi e una traccia delle decisioni, e l’approvazione deve creare l’iscrizione, la prima fattura e l’invito al portale soci in un unico passaggio. Le associazioni aperte possono impostare un livello che approva alla presentazione. Vedete candidature e verifica.

Un portale soci che i soci usano davvero

Contate le email che la segreteria riceve in un mese. La maggior parte chiede una ricevuta, una data di rinnovo o un cambio di indirizzo. Un portale soci con il vostro marchio risponde senza un essere umano. Provatelo su un telefono, perché è lì che i soci lo useranno.

Comunicazioni e report per il consiglio direttivo

Email segmentate, così la flotta giovanile o i soci i cui certificati scadono questo trimestre ricevono il messaggio e nessun altro. Un report dei soci per livello associativo e sezione, nuovi iscritti, rinnovi e decadenze, anno su anno, che il tesoriere possa consegnare al consiglio direttivo. Vedete campagne e report.

Governance, eventi, sponsor, directory

Non ogni organizzazione non profit ha bisogno di tutti questi dal primo giorno, ma la maggior parte ne ha bisogno di due o tre. Assemblee con quorum, deleghe e voto segreto (governance e votazioni). Eventi con prezzi soci e ospiti e un ingresso che funziona (eventi e check-in). Pacchetti di sponsorizzazione tracciati fino alla consegna (sponsor e partner). Una directory e una mappa, pubbliche o riservate ai soci (directory e mappa).

Dati in entrata, dati in uscita, GDPR

Un’importazione che ricostruisce lo storico dei rinnovi dalle vostre date, non solo i nomi di oggi, con una prova a vuoto prima che qualcosa venga scritto. Consensi registrati per finalità. Un registro delle attività. Un’esportazione completa che potete eseguire da soli, in qualsiasi giorno. Vedete dati, importazione e GDPR e l’articolo sulla migrazione dai fogli di calcolo.

Modelli di prezzo dei software per la gestione dei soci nel non profit

Il modo in cui il fornitore fa pagare vi dice come il fornitore ragiona. Ci sono tre modelli di uso comune, e si comportano in modo molto diverso man mano che crescete.

Per socio. Un prezzo per contatto o per scheda socio, di solito a fasce. Sembra economico per una piccola associazione e punisce il successo: una campagna di reclutamento che aggiunge duecento soci vi fa salire di fascia. Scoraggia anche il mantenimento nel sistema dei soci decaduti e dei potenziali soci, che sono esattamente i dati di cui avete bisogno per il recupero. Verificate se i record decaduti e archiviati vengono conteggiati.

Per postazione. Un prezzo per utente dello staff, con soci illimitati. Si adatta alle associazioni il cui numero di soci cresce più in fretta della segreteria, cioè la maggior parte. La domanda da porre è quanto costa una postazione quando il tesoriere e il segretario soci hanno entrambi bisogno di accedere, e se i revisori delle candidature hanno bisogno di una postazione piena.

Percentuale sulle quote. Il fornitore trattiene una quota di ogni pagamento che passa per la piattaforma, a volte in aggiunta alla commissione del circuito carte. Questo allinea il fornitore ai vostri ricavi, il che suona attraente e non lo è: il fornitore guadagna di più quando alzate le quote e nulla quando migliorate la fidelizzazione. Significa anche che i soldi passano per il conto del fornitore prima di arrivare al vostro.

Modello	Adatto a	Attenzione a
Per socio	Associazioni molto piccole e stabili	Salti di fascia, se i record decaduti contano
Per postazione, soci illimitati	Associazioni in crescita, segreterie piccole	Costo delle postazioni extra, accesso dei revisori
Percentuale sulle quote	Quasi nessuno	Chi detiene i fondi, rimborsi, riconciliazione di fine anno

Qualunque sia il modello, fate tre domande in più. Chi detiene i fondi e quando arrivano sul vostro conto? C’è un piano gratuito abbastanza ampio per provare con i vostri dati reali? E qual è il periodo di preavviso e la via di esportazione quando andate via? L’articolo su come scegliere un software per la gestione dei soci tratta l’uscita come la domanda più importante, e lo pensiamo ancora.

Un esempio pratico: la Società per la Conservazione dell’Estuario

La Società per la Conservazione dell’Estuario è immaginaria, ma i suoi numeri sono tipici delle organizzazioni che ci scrivono. Ha 640 soci su tre livelli associativi: 480 soci ordinari a €45 all’anno, 110 iscrizioni familiari a €70 che coprono due adulti ciascuna, e 50 soci a vita che non pagano più nulla. Organizza un’assemblea annuale, quattro conferenze pubbliche, due giornate di volontariato e una gita in barca estiva. Un’amministratrice part-time e un tesoriere volontario gestiscono la segreteria.

Il ricavo da quote associative è 480 × €45 + 110 × €70 = €21,600 + €7,700 = €29,300 all’anno. Gli eventi portano circa €6,000 in più, e due aziende locali sponsorizzano la newsletter per €1,500 ciascuna.

Oggi il registro è un foglio di calcolo, le lettere di rinnovo sono una stampa unione, e il tesoriere riconcilia a mano i bonifici con un elenco stampato. Il tasso di rinnovo dell’anno scorso, calcolato a posteriori, era circa dell’84 per cento: 94 dei 590 soci paganti non hanno rinnovato, e nessuno li ha sollecitati dopo la seconda lettera perché l’amministratrice stava preparando l’assemblea.

Ciò di cui la società ha bisogno non è una banca dati per la raccolta fondi. Ha bisogno di fatture di rinnovo emesse il 1° gennaio per livello associativo, tre promemoria con le proprie parole, un pagamento online che arrivi sul proprio conto, una decadenza segnata il 31 marzo così che il consiglio direttivo veda l’elenco, e un report in aprile che dica quanti hanno rinnovato e quanti no. Ha bisogno che la convocazione dell’assemblea arrivi ai soci in regola il giorno dell’invio, e di un quorum conteggiato sul registro.

Con un modello per socio a un tipico €1 per record al mese, 640 record costano circa €640 al mese prima di qualsiasi componente aggiuntivo, e l’archivio dei soci decaduti si aggiunge al conto. Con un modello per postazione a soci illimitati, la stessa società paga un canone fisso e assegna postazioni all’amministratrice e al tesoriere. In un piano gratuito con tetto a 250 soci non rientra, e dovrebbe provare il piano gratuito con un campione e poi passare al piano a pagamento al momento del go-live.

Se il nuovo sistema recupera un terzo delle 94 decadenze dell’anno scorso grazie a promemoria puntuali e a un recupero che funziona, sono circa 31 soci a una media di circa €50, ovvero circa €1,550 all’anno. Questo da solo copre la maggior parte del costo del software di una piccola associazione. Il vero risparmio è il tempo dell’amministratrice: forse 60 ore all’anno di stampa unione, riconciliazione e ricevute.

Una checklist in 10 punti per il software soci nel non profit

Portatela a ogni demo e insistete per vedere ogni voce con i vostri dati, non con il campione del fornitore.

1. Una scheda per persona. Iscrizioni, fatture, biglietti degli eventi, consensi e ruoli nelle commissioni sulla stessa schermata, per un socio reale scelto da voi.
2. Regole di rinnovo per livello associativo. Anno solare, anniversario o stagione; periodo di tolleranza; decadenza. Chiedete al fornitore di mostrare la fattura e i promemoria mentre vengono emessi, non di descriverli.
3. Il vostro conto per i pagamenti. Carta, SEPA e bonifico registrati sulla fattura; fondi sul vostro conto; rimborsi e note di credito; un registro contabile per il commercialista.
4. Ammissione come la scrive il vostro statuto. Fasi, revisori, un ciclo di richiesta informazioni, una traccia delle decisioni, onboarding all’approvazione.
5. Un portale soci sul telefono. Data di rinnovo, fatture, ricevute, profilo e consensi, con il vostro marchio, sul vostro dominio se lo volete.
6. Governance. Convocazione dal registro a una data, presenze e deleghe, quorum congelato all’apertura, voto segreto, delibere numerate. Se avete un’assemblea, provate questo.
7. Sezioni. Sedi regionali, flotte o commissioni con i propri amministratori sotto un unico registro, se questa è la vostra struttura.
8. Campi personalizzati con visibilità. Aggiungete un campo, decidete chi lo vede, decidete se le modifiche dei soci attendono approvazione.
9. GDPR come struttura. Un accordo sul trattamento dei dati, hosting nell’UE se siete in Europa, consensi per finalità, un registro delle attività, un elenco dei sub-responsabili.
10. Importazione con storico ed esportazione senza chiedere. Una prova a vuoto, un annullamento, lo storico dei rinnovi ricostruito dalle vostre date; un’esportazione completa dalla console in qualsiasi momento.

Date a ogni voce un punteggio da 0 a 2 e pesatelo in base ai vostri problemi. Un ordine professionale pesa le voci 4, 6 e 9; un circolo velico con un calendario di regate pesa le voci 2, 3 e 5. Qualsiasi prodotto che ottiene 0 alla voce 10 dovrebbe essere escluso, qualunque sia il resto.

Errori comuni nell’acquisto di un software soci per il non profit

Comprare la banca dati per donatori perché la usa l’ente accanto. Il loro problema centrale sono le donazioni; il vostro sono i rinnovi. Gli elenchi delle funzionalità si sovrappongono abbastanza da ingannare.

Lasciare che sia il sito web a decidere. Alcuni prodotti sono costruttori di siti con un elenco soci attaccato. Se siete soddisfatti del vostro sito, volete widget da incorporare, non una sostituzione.

Valutare con i dati del fornitore. Ogni demo appare pulita con cinquanta record ordinati. Portate il vostro foglio di calcolo, con i suoi duplicati e le sue date mancanti, e chiedete un’importazione di prova durante il periodo di test.

Ignorare il tesoriere. La persona che riconcilia i pagamenti e riferisce al consiglio direttivo vivrà in questo sistema più di chiunque altro. Se non è nella valutazione, la valutazione è incompleta.

Scegliere un prezzo per socio mentre si pianifica una campagna di reclutamento. Calcolate il costo del sistema sul numero di soci che volete avere tra tre anni, non su quello di oggi.

Dimenticare il ricambio dei volontari. I consigli cambiano. Un sistema che dipende dalle automazioni personalizzate di una persona o dalla configurazione di un consulente è una passività. Preferite prodotti in cui la configurazione standard fa ciò che vi serve.

Non chiedere dell’uscita. Se l’esportazione richiede un ticket di assistenza o un costo, avete scoperto come il fornitore vi vede.

L’approccio di SupaGuild

SupaGuild è un sistema di gestione associativa (AMS) costruito per le associazioni con soci che pagano quote, nautiche per prime e non solo. Tiene una scheda per persona e per azienda; fattura le quote associative per livello con promemoria, periodi di tolleranza e decadenza; incassa pagamenti con carta e SEPA sull’account Stripe dell’associazione; gestisce l’ammissione con fasi e presentatori; dà ai soci un portale con il marchio dell’associazione; gestisce assemblee con quorum, deleghe e voto segreto; e include eventi, sponsor, una directory e campagne segmentate con un report anno su anno per il consiglio direttivo.

Il prezzo è per associazione, non per socio. Il piano gratuito copre fino a 250 soci con una postazione staff, tre eventi pubblicati, tre pacchetti di sponsorizzazione e 1,000 email al mese, abbastanza per provare con dati reali. Pro costa €199 al mese con tre postazioni, €25 per ogni postazione aggiuntiva, soci, eventi e pacchetti di sponsorizzazione illimitati, gli strumenti di governance e il vostro dominio. Enterprise è su richiesta per eventi su scala di saloni nautici. I dati sono ospitati nell’UE, l’interfaccia è disponibile in sei lingue e un’esportazione completa è un clic nella console. La pagina dei prezzi ha i dettagli, e le pagine soluzioni per associazioni professionali, circoli sportivi e associazioni di ex allievi mostrano come lo stesso sistema si adatta a diversi tipi di non profit.

Domande frequenti

Cos’è un software per la gestione dei soci nel non profit?

È un software che gestisce il ciclo associativo di un’associazione o di un circolo: ammissione, registro, fatturazione delle quote e rinnovi, portale soci, comunicazioni, eventi e, nei prodotti migliori, assemblee e votazioni. Si chiama anche sistema di gestione associativa (AMS). Si distingue da un CRM per donatori, costruito intorno alle donazioni, e da un CRM generico, costruito intorno a una pipeline commerciale.

Ci serve un software soci o un CRM per donatori?

Se il vostro reddito proviene principalmente dalle quote associative e i vostri soci hanno diritti come il voto, vi serve un software soci. Se il vostro reddito proviene principalmente da donazioni e i vostri sostenitori non hanno uno status formale, un CRM per donatori si adatta meglio. Le organizzazioni che fanno entrambe le cose di solito usano un software soci per i soci e tengono una semplice registrazione delle donazioni al suo interno o in contabilità.

Quanto dovrebbe pagare una piccola organizzazione non profit per un software soci?

Dipende più dal modello di prezzo che dal fornitore. Un prezzo per socio può costare a un’associazione di 600 soci diverse centinaia di euro al mese; un prezzo per associazione con un piano gratuito può costare nulla finché non superate i limiti gratuiti, poi un canone mensile fisso. Confrontate il totale alla dimensione che prevedete tra tre anni, incluse le commissioni di pagamento, e insistete che le quote arrivino sul vostro conto.

Possiamo importare il nostro foglio di calcolo esistente?

Qualsiasi prodotto serio importa da Excel o CSV. Le domande da porre sono se l’importazione ricostruisce lo storico dei rinnovi dalle vostre date di iscrizione e rinnovo, se esegue una prova a vuoto che elenca ogni problema prima di scrivere qualcosa, come tratta i duplicati e se può essere annullata. L’articolo sulla migrazione dell’elenco soci dai fogli di calcolo è una guida passo dopo passo.

Un software soci per il non profit è conforme al GDPR per impostazione predefinita?

Nessun prodotto è conforme da solo; l’associazione è il titolare del trattamento e resta responsabile. Ciò che il software deve fornire è un accordo sul trattamento dei dati, hosting in una regione che accettate, consensi registrati per finalità e rispettati da campagne e directory, un registro delle attività e la possibilità di esportare o cancellare i dati di un socio su richiesta. Chiedete l’elenco dei sub-responsabili.

Quanto tempo serve per passare a un software soci?

Per un’associazione di qualche centinaio di soci con un foglio di calcolo ragionevole, l’importazione e la configurazione richiedono giorni, non mesi. La parte più lunga è concordare con il consiglio direttivo i livelli associativi, le regole di rinnovo e il testo dei promemoria, e scegliere una data di go-live che cada tra due cicli di rinnovo. Pianificate di eseguire il primo rinnovo nel nuovo sistema con il vecchio elenco a portata di mano come controllo.