Registrazione agli eventi e check-in QR per le associazioni

Gli eventi di un’associazione sono il luogo in cui i soci incontrano l’organizzazione di persona: la regata, la cena annuale, il convegno, il corso, l’assemblea. Sono anche il luogo in cui la segreteria lavora di più per il risultato meno visibile. Questo articolo è per il segretario che sceglie un software di registrazione eventi per il non profit, e per il volontario che starà all’ingresso con un’app di check-in sul telefono. Oggi le iscrizioni arrivano per email e per telefono, il prezzo soci si applica a memoria, l’elenco all’ingresso è una stampa del giorno prima, e il conteggio delle presenze non torna mai del tutto con le fatture. Le sezioni che seguono spiegano cosa deve sapere la registrazione, come gestire capienza e gruppi, cosa deve fare l’ingresso quando il tendone non ha segnale, cosa inviare e quando, e cosa misurare dopo.

Perché la biglietteria generica non basta a un’associazione

Le piattaforme di biglietteria consumer vendono biglietti a sconosciuti. Un’associazione vende la maggior parte dei posti a persone che già conosce, a un prezzo che dipende da chi sono, per eventi che spesso fanno parte dell’iscrizione anziché esserne separati.

Questa differenza si vede ovunque. Un socio in regola paga un prezzo, un socio decaduto un altro, un ospite un terzo. Un socio junior può iscriversi solo a una divisione junior. I posti di un socio aziendale vengono prenotati da una persona per dieci colleghi. L’assemblea è un evento con presenze che contano per il quorum. Una piattaforma di biglietteria che non conosce il registro non può fare nulla di tutto questo senza che la segreteria controlli ogni prenotazione a mano, che è proprio il lavoro che il software doveva eliminare.

L’alternativa è una registrazione agli eventi che vive nello stesso sistema del registro. L’articolo su cos’è un sistema di gestione associativa spiega la categoria; gli eventi sono uno dei suoi moduli, e i migliori prendono l’ingresso sul serio quanto il modulo di iscrizione.

Software di registrazione eventi per il non profit: cosa deve sapere il modulo

Prezzi soci e ospiti

La prima cosa che la registrazione deve fare è riconoscere il socio. Quando un socio che ha effettuato l’accesso al portale soci apre la pagina dell’evento, il prezzo soci si applica senza un codice né una richiesta. Quando la apre un socio decaduto, si applica il prezzo pubblico, che è un gentile promemoria di a cosa serve l’iscrizione. Gli ospiti si registrano tramite un modulo e diventano contatti che l’associazione può invitare a iscriversi più avanti.

I tipi di biglietto hanno ciascuno il proprio prezzo, capienza, finestra di vendita e visibilità. Una cena potrebbe avere un biglietto soci, un biglietto ospiti, un biglietto junior e un tavolo da dieci; una regata potrebbe avere un’iscrizione per barca per divisione più una cena per gli equipaggi. I tipi di biglietto riservati ai soci semplicemente non compaiono al pubblico.

Capienza e liste d’attesa

Ogni tipo di biglietto ha una capienza, e così l’evento. Quando un tipo si esaurisce, il modulo dovrebbe offrire una lista d’attesa anziché una porta chiusa. Quando un posto si libera, perché un socio annulla o la commissione rilascia posti trattenuti, la prima persona in lista d’attesa viene promossa automaticamente e avvisata che ha un tempo fisso per confermare. Una lista d’attesa gestita con email e memoria è una fonte di lamentele sull’equità; una gestita dal sistema è semplicemente l’ordine in cui le persone sono arrivate.

Sessioni, percorsi e divisioni

Un convegno ha sessioni parallele con la propria capienza; una regata ha divisioni e batterie; un fine settimana di formazione ha laboratori tra cui il partecipante sceglie. La registrazione dovrebbe permettere a un partecipante di scegliere le sessioni all’interno del proprio biglietto, far rispettare la capienza per sessione, e dare all’ingresso e al moderatore della sessione un elenco per sessione anziché un elenco per l’intero evento. Il rilevamento delle sovrapposizioni, così che nessuno prenoti due sessioni alla stessa ora, è una piccola funzione che risparmia molta corrispondenza.

Prenotazioni di gruppo

Un’azienda che porta otto persone, una scuola di vela che iscrive sei barche, una famiglia di quattro: una persona prenota e paga, e in seguito compila i nomi. La registrazione dovrebbe permettere a chi prenota di gestire il gruppo tramite un link condiviso, assegnare i biglietti a persone con nome e cognome e cambiare un nome fino a una scadenza. Ogni partecipante ha poi il proprio biglietto QR, che conta all’ingresso, e le proprie esigenze alimentari e di accessibilità, che contano per il catering.

Domande e consensi

Esigenze alimentari, nome della barca e numero di vela, taglia della maglietta, contatto di emergenza, un consenso per le foto: ogni evento ha le sue domande, e le risposte appartengono alla scheda del partecipante, non a un foglio di calcolo esportato dopo. Tenete il modulo breve, segnate ciò che è obbligatorio e allegate i consensi di cui questo evento ha bisogno e nessun altro.

Richieste da espositori e partner

Gli eventi più grandi attirano espositori, fornitori e sponsor che vogliono essere coinvolti e non sono partecipanti. Un modulo di richiesta sulla pagina dell’evento che finisce nella coda dell’organizzatore, con contatto, ruolo e messaggio tenuti insieme, sostituisce la catena di email inoltrate. Per eventi su scala di salone nautico questo diventa raccolta di contatti commerciali; per una regata di circolo è un modo per dire sì al negozio di articoli nautici che vuole uno stand.

L’ingresso: un’app di check-in che funziona offline

La mattina dell’evento è dove il software di registrazione si guadagna o si perde il proprio posto. La commissione ha un volontario a un tavolo pieghevole, un telefono, forse un tablet, e una coda di persone che vogliono entrare. Quattro cose devono essere vere.

Biglietti QR, scansionati in un secondo

Ogni partecipante ha un biglietto con un codice QR, nell’email di conferma e nel portale soci. Il volontario lo scansiona con la fotocamera del telefono, vede il nome, il tipo di biglietto e qualsiasi segnalazione impostata dalla commissione, come "quota in sospeso" o "tavolo 7", e tocca una volta. Anche la ricerca per nome deve funzionare, per il socio che ha dimenticato il telefono, ma dovrebbe essere l’eccezione.

Continua a funzionare senza segnale

Tendoni, cantieri, seminterrati e centri congressi condividono una proprietà: il segnale mobile cade esattamente nel momento in cui arrivano duecento persone. Un’app di check-in che ha bisogno di una connessione per ogni scansione blocca la coda. L’app dovrebbe scaricare l’elenco dei partecipanti prima dell’apertura delle porte, registrare ogni scansione in locale e sincronizzare quando la connessione torna. Il volontario non dovrebbe aver bisogno di sapere se è online.

Due dispositivi, nessun doppio conteggio

Con un ingresso e due volontari, o con due ingressi, entrambi i dispositivi scansionano dallo stesso elenco. Quando si riconnettono, il sistema deve unire le scansioni così che un partecipante registrato sul dispositivo A sia segnato una volta, e un partecipante che si presenta a entrambi gli ingressi sia segnalato come già registrato, non contato due volte. Il conteggio mostrato all’organizzatore dovrebbe essere la cifra unita, e dovrebbe corrispondere al numero di persone in sala. È qui che una stampa, o due stampe, falliscono in silenzio.

Check-in autonomo da chiosco

Per un convegno o una grande cena, un tablet su un supporto in modalità chiosco permette ai partecipanti di scansionare da soli il proprio biglietto e vedere nome e tavolo, mentre il volontario gestisce le eccezioni. La modalità chiosco deve bloccare il dispositivo sulla schermata di check-in, mostrare solo i dati del partecipante stesso, e ricadere sull’elenco offline allo stesso modo di un dispositivo presidiato.

Regole di comunicazione: conferma, promemoria, ringraziamento

Ogni evento invia gli stessi tre messaggi, e ciascuno viene di solito riscritto da zero la settimana prima. Dovrebbero invece essere regole, scritte una volta per modello di evento con le parole dell’associazione e inviate dal sistema al momento giusto.

Messaggio	Quando	Deve contenere
Conferma	Subito dopo la prenotazione	Evento, data, luogo, tipo di biglietto, biglietto QR, come modificare o annullare
Promemoria	Il giorno prima, o la mattina stessa	Orario, luogo, cosa portare, di nuovo il biglietto QR, parcheggio o ormeggio
Avviso di sessione o divisione	Il giorno stesso, se le sessioni cambiano	Solo le sessioni del partecipante
Ringraziamento	Il giorno dopo	Grazie, foto o risultati, il prossimo evento, un modulo di feedback a due domande
Promozione dalla lista d’attesa	Quando si libera un posto	Scadenza per confermare, conferma con un clic

Due regole valgono per tutti. Li ricevono solo i partecipanti, filtrati sul proprio biglietto e sulle proprie sessioni. E ogni messaggio è un modello che la segreteria può modificare, così il promemoria per la regata juniores non si legge come quello per il convegno professionale. Vedete campagne e report per come funzionano i modelli in tutto il sistema.

Cosa misurare dopo l’evento

Gli eventi vengono di solito giudicati da quanto sembravano affollati. Le cifre che contano sono disponibili la mattina dopo se registrazione e ingresso sono nello stesso sistema.

• Registrati, presenti, assenti. Il tasso di assenza per tipo di biglietto vi dice se i biglietti soci gratuiti dovrebbero prevedere una piccola caparra.
• Divisione tra soci e ospiti. Quanti ospiti sono venuti, e quanti si sono iscritti in seguito. Gli ospiti sono il bacino di reclutamento che la commissione soci di solito non riesce a vedere.
• Capienza utilizzata per sessione. Quali sessioni hanno fatto il pieno e quali sono andate mezze vuote, per il programma dell’anno prossimo.
• Ricavi a confronto con il budget, per tipo di biglietto, con i rimborsi.
• Partecipazione per socio. Quali soci non hanno partecipato a nulla quest’anno. Sono le decadenze dell’anno prossimo, come spiega l’articolo sul rinnovo dei soci.
• Esposizione degli sponsor. Partecipanti raggiunti, banner mostrati, posizionamenti del logo consegnati, per il report allo sponsor. Vedete pacchetti di sponsorizzazione per il non profit.

Un esempio pratico: la regata d’autunno della Westbay Sailing Association

La Westbay Sailing Association è immaginaria, e la sua regata d’autunno è un tipico evento di circolo: due giorni di regate in tre divisioni, una cena per gli equipaggi il sabato sera e una premiazione la domenica. Ha 540 soci.

Le iscrizioni aprono sei settimane prima dell’evento con quattro tipi di biglietto. Iscrizione barca a €60 per i soci e €90 per le barche non socie, capienza 60 tra le divisioni, con 25 nella divisione derive, 20 nella divisione sportboat e 15 nella divisione cabinati. Cena equipaggi a €35 per i soci, €45 per gli ospiti, capienza 160 nel tendone. La premiazione è gratuita e aperta, capienza 220. Un’iscrizione junior a €30, riservata ai soci.

Entro il giovedì precedente, 58 barche si sono iscritte, 140 biglietti per la cena sono stati venduti e la divisione derive è piena con 6 in lista d’attesa. Due iscrizioni derive si ritirano il venerdì; i primi due in lista d’attesa vengono promossi ed entrambi confermano entro le due ore concesse. Quattordici dei biglietti per la cena sono stati prenotati da una scuola di vela per i suoi allievi tramite un link di gruppo; i nomi sono arrivati il giovedì, e due sono stati cambiati il sabato mattina.

Ricavi: 48 barche socie × €60 + 10 barche non socie × €90 = €2,880 + €900 = €3,780 di iscrizioni; 118 cene soci × €35 + 22 cene ospiti × €45 = €4,130 + €990 = €5,120 di cene; 11 iscrizioni junior × €30 = €330. Totale €9,230, ricevuto sull’account Stripe dell’associazione man mano che le prenotazioni venivano fatte, con 2 rimborsi registrati sulle iscrizioni ritirate.

Alla cena, due volontari all’ingresso del tendone scansionavano dai loro telefoni. Il segnale nel tendone è caduto alle 19:15 ed è tornato alle 19:40; entrambi i telefoni hanno continuato a scansionare e gli elenchi si sono uniti senza duplicati quando la connessione è tornata. Il check-in per la cena si è chiuso a 134 su 140: 6 assenti, tutti con biglietto soci, cosa che la commissione valuterà nel fissare la caparra dell’anno prossimo. La premiazione della domenica ha usato un tablet chiosco alla porta della sede e un volontario per le eccezioni: 196 presenti.

La mattina dopo, l’organizzatore ha esportato le cifre: 22 ospiti alla cena, di cui 9 mai stati a un evento del circolo prima; i 6 assenti; la divisione cabinati a 15 su 15 per la prima volta. Il ringraziamento è partito per tutti i 330 partecipanti alle 10:00 con i risultati e un link alle foto. Lo sponsor della cena, una veleria locale, ha ricevuto una nota con il numero di presenze e il numero di volte in cui il suo banner era stato mostrato sulla pagina dell’evento.

Una checklist per il giorno dell’evento

Percorretela la sera prima e di nuovo un’ora prima dell’apertura delle porte.

1. Scaricate l’elenco dei partecipanti su ogni dispositivo di check-in finché avete ancora il Wi-Fi, e verificate che il conteggio corrisponda alla console.
2. Caricate ogni dispositivo, e portate una batteria esterna per dispositivo. Un telefono scarico è una modalità offline da cui non si recupera.
3. Fate accedere ogni volontario sul proprio dispositivo, così il registro mostra chi ha registrato chi.
4. Provate una scansione con un biglietto reale, poi provate una ricerca per nome, poi provate la scansione di un biglietto già registrato per vedere l’avviso.
5. Preparate il chiosco se ne usate uno, in modalità chiosco, su un supporto, con il banco delle eccezioni a vista.
6. Stampate un elenco ordinato per cognome, come ultima risorsa, e trattatelo come ripiego, non come strumento principale.
7. Concordate le eccezioni: cosa fare con un socio decaduto che insiste di aver rinnovato, un ospite senza biglietto, un nome che non è in elenco. Decide una sola persona.
8. Conoscete la capienza della sala e tenete d’occhio il conteggio unito rispetto a essa, non il totale delle registrazioni.
9. Trattenete qualche posto a discrezione della commissione, rilasciati alla lista d’attesa a un orario fisso.
10. Chiudete il check-in a un orario concordato e registrate il conteggio finale prima che qualcuno cominci a stimare.

Errori comuni

Applicare il prezzo soci a mano. Ogni controllo manuale del prezzo è un’occasione per far pagare a un socio il prezzo ospiti o a un socio decaduto il prezzo soci, ed entrambi producono un’email.

Gestire la lista d’attesa via email. È lenta, è opaca, ed è l’unico punto in cui i soci accusano la commissione di favoritismi.

Stampare l’elenco il giorno prima. Chi prenota il giorno stesso non c’è, e ogni annullamento c’è ancora.

Un solo dispositivo all’ingresso. Si formano code, e il secondo volontario con la seconda stampa dà inizio al problema del doppio conteggio.

Un’app di check-in che ha bisogno di segnale. È la sede a decidere se registrate qualcuno, e deciderà contro di voi alle 19:15.

Inviare il promemoria a tutti. I soci che non hanno prenotato non hanno bisogno di sapere cosa portare; i partecipanti della sessione B non hanno bisogno dell’orario della sessione A.

Non inviare il ringraziamento. È il messaggio con il tasso di apertura più alto dell’anno e il posto più facile per annunciare il prossimo evento e fare due domande.

Misurare le presenze a sensazione. Registrate registrati, presenti e assenti per tipo di biglietto finché le cifre sono fresche, e portatele in commissione.

Gestire l’assemblea come un elenco separato. La presenza a un’assemblea è governance: va registrata sul registro, con le deleghe, come descrive l’articolo su come gestire un’assemblea.

Come SupaGuild gestisce eventi e check-in

In SupaGuild, gli eventi vivono nello stesso sistema del registro. I tipi di biglietto hanno capienza, prezzo, finestra di vendita e visibilità riservata ai soci; un socio in regola vede automaticamente il prezzo soci e un socio decaduto vede il prezzo pubblico. Sessioni e percorsi servono i convegni, batterie e divisioni servono le regate, le liste d’attesa promuovono automaticamente quando si libera un posto, e i gruppi possono essere prenotati e gestiti da una sola persona tramite un link condiviso. Le richieste di espositori e partner vengono raccolte sulla pagina dell’evento.

All’ingresso, lo staff scansiona i biglietti QR con il telefono, e una modalità chiosco permette agli ospiti di scansionarsi da soli. L’app di check-in memorizza l’elenco dei partecipanti, continua a scansionare offline e sincronizza quando la connessione torna; due dispositivi possono scansionare contemporaneamente senza doppi conteggi. Conferma, promemoria e ringraziamento sono regole scritte una volta per modello di evento, con le vostre parole. Ogni evento ha una pagina pubblica sul sito dell’associazione, e il calendario può essere incorporato nel vostro sito web nel piano Pro.

Il piano gratuito consente tre eventi pubblicati alla volta; Pro ed Enterprise non hanno limiti, e gli eventi su scala di salone nautico con espositori e raccolta contatti fanno parte di Enterprise. I pagamenti vanno sull’account Stripe dell’associazione. La pagina eventi e check-in elenca ciò che è disponibile, e la pagina per l’organizzatore di eventi percorre una stagione.

Domande frequenti

Cos’è un’app di check-in per eventi?

È la parte del software di registrazione eventi che l’ingresso usa: un’app su telefono o tablet che scansiona il codice QR sul biglietto di ogni partecipante, conferma chi è e cosa ha prenotato, e registra il check-in. Una buona app scarica l’elenco dei partecipanti in anticipo, funziona senza connessione, unisce le scansioni di più dispositivi senza doppi conteggi e offre una modalità chiosco per il check-in autonomo.

Il check-in QR funziona senza internet?

Dovrebbe, e dovreste provarlo prima di farci affidamento. L’app memorizza l’elenco dei partecipanti sul dispositivo prima dell’apertura delle porte, registra ogni scansione in locale e sincronizza quando la connessione torna. Se la risposta del fornitore è che serve una connessione per ogni scansione, preparatevi a una coda la prima volta che il segnale della sede cade.

I non soci possono iscriversi ai nostri eventi?

Sì, e dovrebbero poterlo fare, perché gli ospiti sono il miglior bacino della commissione soci. Ogni tipo di biglietto può essere aperto al pubblico, riservato ai soci, o entrambi a prezzi diversi. Gli ospiti si registrano tramite un modulo e diventano contatti che potete invitare a iscriversi più avanti; i soci vengono riconosciuti automaticamente e vedono il loro prezzo.

Come gestiamo una lista d’attesa in modo equo?

Lasciate fare al sistema. Quando un tipo di biglietto è pieno il modulo offre la lista d’attesa; quando un posto si libera la prima persona in fila viene promossa e riceve un tempo fisso per confermare. Nessuno deve giudicare chi merita il posto, e il registro mostra l’ordine in cui le persone sono arrivate.

Cosa dovremmo misurare dopo un evento?

Registrati, presenti e assenti per tipo di biglietto; la divisione tra soci e ospiti e quanti ospiti si sono iscritti in seguito; la capienza utilizzata per sessione; ricavi e rimborsi a confronto con il budget; quali soci non hanno partecipato a nulla quest’anno; e, per gli sponsor, cifre di presenze ed esposizione per il loro report. Tutto questo viene dai dati di registrazione e check-in se i due sono nello stesso sistema.

Un software di registrazione eventi per il non profit è diverso dalla biglietteria ordinaria?

La differenza è il registro. La biglietteria ordinaria vende a sconosciuti a un prezzo unico; un’associazione vende per lo più a soci che già conosce, a prezzi che dipendono dal loro stato, per eventi che fanno parte dell’iscrizione e a volte della governance. Una registrazione che legge il registro applica i prezzi soci, limita i biglietti riservati ai soci, conta le presenze all’assemblea per il quorum e registra la partecipazione nella scheda del socio.