Come scegliere un software per la gestione dei soci: 12 punti

Scegliere un software per la gestione dei soci è una decisione che un consiglio direttivo prende una volta ogni dieci anni, con il ricordo dell’ultima migrazione ancora dolente. Le demo sono costruite per impressionare; i problemi compaiono al primo ciclo di rinnovo e alla prima assemblea generale. Questa checklist è l’insieme di domande che porremmo a qualunque software per la gestione dei soci, nell’ordine in cui di solito arrivano i problemi, seguita da un metodo per dare un punteggio alle risposte, da un esempio concreto e dagli errori che vediamo più spesso.

Software per la gestione dei soci, gestionale soci, sistema di gestione dei soci

Tre nomi, una categoria. I fornitori dicono "software per la gestione dei soci" o "gestionale soci" per il prodotto e "sistema di gestione dei soci" quando vogliono sembrare più completi; chi compra cerca tutti e tre. Descrivono la stessa cosa: un software che tiene il libro soci, gestisce rinnovi e quote associative e di solito offre un portale soci, eventi e comunicazioni. Un sistema di gestione associativa (AMS) è la stessa categoria con in più lo strato specifico delle associazioni: ammissione a fasi, governance, sezioni e consensi. La checklist che segue vale per tutti, e la domanda 6 è il punto in cui i due si separano.

1. Tiene una sola scheda per persona?

Un socio è anche un candidato prima, un partecipante agli eventi, un pagatore di fatture e un votante in assemblea. Se il software li conserva come contatti separati, passerete i prossimi anni a riconciliarli. Chiedete di vedere la scheda di una persona con le sue iscrizioni, fatture, biglietti per eventi e consensi su un’unica schermata. La pagina del CRM soci mostra come si presenta.

2. Può applicare le vostre regole di rinnovo senza passaggi manuali?

Le associazioni rinnovano per anno solare, per anniversario o per stagione, con periodi di tolleranza e quote di ingresso. Il software dovrebbe emettere le fatture di rinnovo secondo la regola di ciascun livello associativo, inviare i solleciti che configurate e segnare un socio come decaduto quando il periodo di tolleranza finisce. Se uno di questi passaggi è "esportate un elenco e inviate un’email", non è automatizzato. Le nostre note sulle strategie di rinnovo delle iscrizioni spiegano come si presenta una buona sequenza di solleciti.

3. Dove vanno i soldi?

I pagamenti online dovrebbero arrivare sul conto dell’associazione, non su quello del fornitore, e il fornitore dovrebbe essere pagato con l’abbonamento, non con una percentuale sulle vostre quote associative. Chiedete esplicitamente: chi detiene i fondi, quali sono le commissioni, come vengono registrati rimborsi e note di credito, e che cosa riceve il commercialista a fine anno. La pagina quote e pagamenti descrive il modello in cui il conto Stripe dell’associazione riceve il denaro.

4. L’ammissione segue il vostro statuto?

Se il vostro statuto richiede referenti, documenti o una decisione della commissione, il processo di candidatura deve supportare fasi, valutatori, un ciclo di richiesta di integrazioni e una traccia delle decisioni. L’approvazione dovrebbe creare l’iscrizione, la prima fattura e l’invito al portale in un unico passaggio. Un modulo che invia un PDF via email al segretario non è un processo di ammissione. Vedi candidature e verifica.

5. I soci possono servirsi da soli?

Contate le email che la segreteria riceve in un mese. La maggior parte chiede una ricevuta, una data di rinnovo o un cambio di indirizzo. Un portale soci, con il vostro marchio, che risponde a quelle richieste elimina quel lavoro. Provatelo su un telefono, perché è lì che i soci lo useranno.

6. Gestisce le assemblee?

Convocazioni con il giusto preavviso, presenze, deleghe con limiti, un quorum calcolato all’apertura dell’assemblea, votazioni palesi e a voto segreto, verbali e un registro numerato delle delibere. Molti strumenti per la gestione dei soci si fermano alla newsletter; se la governance vi interessa, provatela nella demo con le regole del vostro statuto. La pagina governance e votazioni e la nostra guida su come gestire un’assemblea spiegano che cosa aspettarsi.

7. Sa che cos’è una sezione?

Federazioni, sezioni regionali, flotte di classe e sedi locali hanno bisogno di propri amministratori e di una propria vista sul libro soci, sotto un’unica associazione. Se la risposta del software è "create un secondo account", ogni report nazionale diventa un’operazione di unione.

8. Potete definire i vostri campi e chi li vede?

Numero velico, numero di licenza, specializzazione, esigenze alimentari: ogni associazione ha campi che nessun’altra ha. Dovreste poterli aggiungere, raggrupparli, decidere se compaiono nella directory e scegliere quali modifiche fatte dai soci restano in attesa di approvazione.

9. Come tratta i dati personali?

L’associazione è il titolare del trattamento e il fornitore è un responsabile. Chiedete l’accordo di trattamento dei dati, l’elenco dei sub-responsabili e la regione di hosting. I consensi dovrebbero essere registrati per finalità, con la loro fonte e data, e rispettati automaticamente da campagne e directory. Un registro di chi ha modificato cosa non è un lusso; è ciò che mostrate quando un socio lo chiede. Vedi dati, importazione e GDPR.

10. Potete importare il vostro storico, non solo il vostro elenco?

Un’importazione che carica i nomi di oggi perde il passato: chi ha rinnovato quando, chi è decaduto ed è tornato. Chiedete se l’importazione ricostruisce lo storico dei rinnovi dalle vostre date, se esegue una prova a vuoto prima di scrivere qualcosa e se può essere annullata. Chiedete che cosa fa con i duplicati. Abbiamo scritto una guida completa su migrare un elenco soci dai fogli di calcolo.

11. Funziona con il sito che già avete?

La maggior parte delle associazioni non vuole un nuovo sito. Directory, mappa, calendario eventi e modulo di candidatura dovrebbero integrarsi nel sito attuale con uno snippet, e il portale soci dovrebbe girare sul vostro dominio. Diffidate degli strumenti il cui vero prodotto è un costruttore di siti con un elenco soci attaccato. La pagina sito e widget spiega l’approccio a widget.

12. Come si esce?

Il miglior test di un fornitore è l’uscita. Potete esportare ogni tabella da soli, oggi, come fogli di calcolo, senza un ticket di assistenza? C’è un periodo di preavviso? Il prezzo è per socio, così che la crescita viene punita? Un fornitore sicuro del prodotto rende facile andarsene.

Dare un punteggio alle risposte

Pesate le domande in base ai vostri problemi. Un’associazione professionale con un processo di ammissione rigoroso peserà molto le domande 4, 6 e 9; un club velico con quattrocento soci e un calendario di regate peserà le 2, 3 e 5. Qualunque software che fallisce la domanda 12 dovrebbe fallire la valutazione, qualunque sia il resto.

Un metodo semplice che i consigli direttivi trovano praticabile: date a ogni domanda un peso da 1 a 3, assegnate a ogni candidato un punteggio da 0 a 2 per ogni domanda (0 non lo fa, 1 lo fa con passaggi manuali, 2 lo fa come descritto), moltiplicate e sommate. Il massimo è 72 se ogni peso è 3. Il punto non è il numero; è che tre persone che assegnano punteggi in modo indipendente saranno in disaccordo in punti precisi, e quei punti sono le domande da riportare al fornitore.

Un esempio concreto: un’associazione di categoria di 260 aziende

Prendiamo un’associazione di categoria immaginaria con 260 aziende associate, ciascuna rappresentata da una a quattro persone, quindi circa 640 contatti. Le quote associative sono a scaglioni per fatturato aziendale, da 400 a 2.400 euro l’anno, con rinnovo per anno solare. C’è una commissione soci che approva le candidature, un’assemblea con un quorum, due convegni l’anno con sponsor e una directory pubblica dei soci che è il motivo principale per cui le aziende aderiscono. La segreteria è composta da due persone.

Hanno selezionato tre candidati: un CRM generico con un modello per associazioni, uno strumento soci costruito attorno a un costruttore di siti e un AMS. La commissione ha pesato le domande così: 3 per una sola scheda per azienda con persone collegate (1), rinnovi (2), denaro (3), directory (8 e 11) e uscita (12); 2 per ammissione (4), portale soci (5), assemblee (6) e dati personali (9); 1 per sezioni (7) e importazione (10).

Domanda	Peso	CRM	Strumento sito	AMS
1. Una scheda per azienda e persona	3	2	1	2
2. Regole di rinnovo senza passaggi manuali	3	0	2	2
3. Denaro sul proprio conto, nessuna percentuale	3	1	1	2
4. L’ammissione segue lo statuto	2	1	0	2
5. Self-service per i soci	2	0	2	2
6. Assemblee e votazioni	2	0	0	2
7. Sezioni	1	0	1	2
8. Campi personalizzati e visibilità	3	2	1	2
9. Dati personali e consensi	2	1	1	2
10. Importazione con storico	1	1	1	2
11. Funziona con il sito esistente	3	1	0	2
12. Uscita	3	2	0	2
Totale pesato (max 56)		26	24	56

I punteggi sono illustrativi, e una valutazione reale non darebbe a nessun prodotto il massimo ovunque; è l’esercizio che conta. Ha mostrato alla commissione che lo strumento sito, che aveva la demo migliore, falliva sulle due cose a cui l’associazione teneva di più, il sito esistente e l’uscita, e che il CRM avrebbe lasciato rinnovi e assemblea su carta. La decisione ha richiesto una riunione invece di quattro.

Come condurre la valutazione

1. Scrivete i requisiti prima delle demo. Usate le dodici domande, aggiungete le vostre e fissate i pesi in una riunione di commissione. Farlo dopo la prima demo significa che la demo scrive i vostri requisiti.
2. Preparate i vostri dati. Un campione di cinquanta schede reali di soci, anonimizzate se necessario, con i vostri livelli associativi e i vostri casi limite: una famiglia, un’azienda con tre persone, un socio decaduto e rientrato, un socio onorario.
3. Chiedete a ogni fornitore di eseguire gli stessi tre scenari. Una campagna di rinnovo con un socio non pagante che decade, una candidatura che attraversa le vostre fasi fino all’approvazione e un’assemblea generale con deleghe e quorum.
4. Eseguite l’importazione da soli su un piano gratuito o di prova. Il report della prova a vuoto vi dice sul prodotto più della telefonata commerciale. Se il fornitore non ha una prova self-service, chiedete perché.
5. Verificate l’uscita prima di firmare. Esportate ogni tabella dall’account di prova e aprite i file.
6. Fate il conto su tre anni. Includete postazioni, commissioni sui pagamenti, volume di email, componenti aggiuntivi e le ore che la segreteria risparmierà o non risparmierà. Confrontate i modelli fisso e per socio alla dimensione che prevedete, non a quella attuale.
7. Concordate per iscritto il piano di migrazione con il fornitore. Chi mappa i campi, chi pulisce i duplicati, qual è l’annullamento.

Quanto costa un software per la gestione dei soci

Tre modelli di prezzo dominano. Il prezzo per socio o per contatto cresce con il vostro elenco, il che significa che ogni campagna di reclutamento alza la bolletta e ogni pulizia la abbassa, un incentivo strano per un’associazione. I piani fissi con postazioni per il personale costano lo stesso a 300 soci come a 3.000, il che si adatta alle organizzazioni in crescita. Una percentuale sui pagamenti è attraente per le associazioni minuscole e costosa per chiunque raccolga quote associative vere.

SupaGuild usa piani fissi. Il piano gratuito copre fino a 250 soci con una postazione per il personale, tre eventi pubblicati alla volta e 1.000 email al mese; Pro costa 199 euro al mese con tre postazioni, 25 euro per ogni postazione aggiuntiva, soci illimitati, strumenti di governance e un dominio personalizzato; Enterprise è su richiesta. I pagamenti vanno sul conto Stripe dell’associazione, con la sola commissione di elaborazione di Stripe. La pagina dei prezzi ha la tabella completa. Qualunque prodotto confrontiate, mettete i numeri per la vostra base soci nello stesso foglio a tre anni.

Errori comuni nella scelta di un software per la gestione dei soci

Lasciare che la demo fissi l’ordine del giorno. Una demo mostra ciò che il prodotto fa bene. Il vostro elenco di requisiti mostra ciò di cui avete bisogno. Scrivete il secondo prima di vedere la prima.

Valutare con i dati di esempio del fornitore. Ogni prodotto sembra pulito con venti schede in ordine. Portate le vostre iscrizioni familiari, i vostri soci aziendali con più contatti e il vostro socio decaduto e rientrato.

Pesare le funzioni che piacciono alla segreteria più di quelle che servono al consiglio direttivo. La segreteria usa il libro soci ogni giorno e avrà opinioni forti. Il consiglio direttivo usa il modulo di governance una volta l’anno e ne scoprirà l’assenza in assemblea.

Ignorare il prezzo per socio alla vostra dimensione obiettivo. Un piano economico a 300 soci può essere l’opzione più costosa a 900. Fate il prezzo dell’associazione che volete diventare.

Scegliere un costruttore di siti perché anche il sito è vecchio. Due problemi, due decisioni. Un software per la gestione dei soci che si integra nel sito attuale li tiene separati; un prodotto combinato lega il libro soci a un restyling.

Non testare l’uscita. L’esportazione è l’unica funzione che sperate di non usare mai e quella che determina come andrà ogni negoziazione futura.

Saltare l’accordo di trattamento dei dati. L’associazione è il titolare. Senza un accordo firmato e una regione di hosting nota, il consiglio direttivo si porta addosso un rischio che non ha misurato.

Dove si colloca SupaGuild su ciascun punto

Abbiamo costruito SupaGuild come sistema di gestione associativa attorno a queste domande, perché sono quelle che le associazioni ci hanno posto. Una sola scheda per persona e azienda; regole di rinnovo per livello associativo con gestione delle decadenze; pagamenti sul vostro conto Stripe; ammissione con fasi e referenti; un portale soci con il vostro marchio in sei lingue; governance con quorum, deleghe e voto segreto nei piani Pro ed Enterprise; sezioni; campi personalizzati con approvazione; un accordo di trattamento dei dati, hosting nell’UE e consensi per finalità; importazione da Excel, CSV e Wild Apricot con prova a vuoto e annullamento entro 24 ore; widget e dominio personalizzato; un’esportazione completa dalla console. Le pagine delle funzionalità descrivono ciò che è rilasciato, e il piano gratuito vi permette di verificarlo con i vostri dati prima di pagare qualcosa. I consigli direttivi di un settore specifico possono trovare utili le pagine delle soluzioni, per esempio associazioni professionali, associazioni di categoria e club sportivi.

Domande frequenti

Che cos’è un software per la gestione dei soci?

Un software per la gestione dei soci tiene il libro soci di un’organizzazione e gestisce i processi collegati: rinnovi e quote associative, un portale soci, eventi, comunicazioni e report. Un sistema di gestione dei soci o un sistema di gestione associativa è la stessa categoria, con governance, ammissione e sezioni aggiunte per le organizzazioni che ne hanno bisogno.

Qual è la differenza tra software per la gestione dei soci e gestionale soci?

Nessuna nella pratica. Entrambi i nomi descrivono gli stessi prodotti; i fornitori ne scelgono uno e chi compra cerca entrambi. Giudicate un prodotto dalle dodici domande qui sopra, non da quale delle due espressioni usa.

Quanto dovrebbe costare un software per la gestione dei soci?

Dipende dal modello di prezzo. I piani per socio crescono con il vostro elenco; i piani fissi costano lo stesso indipendentemente dai soci; i piani a percentuale sui pagamenti crescono con le vostre quote associative. Confrontate tutti e tre alla base soci che prevedete tra tre anni. Il piano gratuito di SupaGuild copre fino a 250 soci, e Pro costa 199 euro al mese per soci illimitati.

Ci serve un sistema di gestione dei soci se abbiamo un software di contabilità?

Sì, se avete più di qualche decina di soci. Il software di contabilità registra il denaro; non sa chi è socio, a quale livello associativo appartiene, quando rinnova, se può votare o a che cosa ha dato il consenso. Il sistema soci emette le fatture e il software di contabilità riceve l’esportazione.

Quanto tempo ci vuole per cambiare software per la gestione dei soci?

Per un’associazione di qualche centinaio di soci, due o tre settimane dalla decisione ai soci che usano il portale, per lo più spese a decidere i campi e a pulire i duplicati anziché sul software. Le associazioni più grandi con più sezioni dovrebbero prevedere un mese e invitare i soci a ondate.

Qual è la domanda più importante della checklist?

La domanda 12, come si esce. Un fornitore che vi lascia esportare tutto da soli, oggi, non ha nulla da nascondere e sa che restate perché il prodotto funziona. Ogni altra domanda può essere pesata; quella è un passa o non passa.