Un unico registro per ogni socio, azienda e potenziale socio

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Persone e aziende, non righe di un foglio di calcolo

Una persona può ricoprire più ruoli nel corso degli anni: candidato, poi socio, poi consigliere, poi socio onorario. SupaGuild mantiene una sola identità per persona e vi collega iscrizioni, qualifiche, fatture, consensi e biglietti degli eventi. Le aziende sono socie a pieno titolo, con le persone che le rappresentano.

• Categorie di soci definite da voi: ordinari, familiari, juniores, aziendali, onorari, ciascuna con la propria quota e il proprio periodo di rinnovo.
• Stati che seguono le regole del vostro statuto: attivo, in attesa di rinnovo, decaduto, sospeso, dimissionario.
• Potenziali soci tenuti separati dai soci, così il registro conta solo chi versa davvero la quota.
• Rilevamento dei duplicati all’importazione e sulle nuove candidature.

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Campi definiti dall’associazione

Classe dell’imbarcazione, numero di vela, posto barca, numero di licenza, porto di armamento, esigenze alimentari per la cena annuale: ogni associazione chiede qualcosa che i software generici non prevedono. Aggiungete i vostri campi, scegliete chi li vede e decidete quali modifiche fatte dal socio nel portale devono attendere un’approvazione prima di essere pubblicate.

• Campi di testo, numerici, data, a scelta e sì/no, raggruppati in sezioni.
• Visibilità per campo: solo segreteria, solo soci, directory pubblica.
• Una coda di approvazione per le modifiche al profilo che contano, come un nuovo indirizzo o una ragione sociale cambiata.

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Qualifiche con data di scadenza

Patenti nautiche, certificati di primo soccorso, brevetti da ufficiale di regata, iscrizioni ad albi professionali: il registro delle qualifiche conserva il documento, l’ente che lo ha rilasciato e la data di scadenza. I soci caricano i rinnovi da soli dal portale; la segreteria vede cosa sta per scadere prima che scada.

• Avvisi di scadenza al socio e alla segreteria, con il preavviso che scegliete voi.
• Una vista del registro filtrabile per tipo, stato e sezione, esportabile in un foglio di calcolo.
• Tipi di qualifica definiti da voi, con i documenti richiesti per ciascuno.

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Un registro da mostrare al revisore

Ogni modifica alla scheda di un socio riporta chi l’ha fatta e quando. La segreteria può filtrare il registro per socio, per campo o per giorno, e l’associazione può esportarlo insieme al resto dei suoi dati in qualsiasi momento.