Migrare l’elenco soci dai fogli di calcolo senza perdere lo storico

L’elenco soci della maggior parte delle associazioni è un foglio di calcolo che è sopravvissuto a tre segretari. Ha una colonna che nessuno usa più, un codice colore che significava qualcosa nel 2018 e dodici persone i cui nomi compaiono due volte con grafie diverse. Spostarlo in un software con database soci è il momento per sistemare tutto questo, ed è anche il momento in cui le cose possono andare storte. Ecco come affrontiamo una migrazione, che la fonte sia Excel, un CSV della banca o un’esportazione da Wild Apricot o da uno strumento simile, e che cosa guardare se nel frattempo state valutando alternative a Wild Apricot.

Che cosa un software con database soci deve fare con il vostro storico

Un database soci non è una rubrica. Ogni persona ha una sequenza di periodi di iscrizione, ciascuno con un livello associativo, un inizio, una fine e le fatture e i pagamenti collegati. Quella sequenza è ciò che permette al consiglio direttivo di rispondere alle domande che si pone davvero: quanti hanno rinnovato, quanti sono decaduti, chi è tornato, come sta andando la sezione juniores. Un foglio di calcolo contiene, al massimo, lo stato attuale e una data di ultimo rinnovo. Il sistema di destinazione deve ricostruire la sequenza da qualunque data abbiate, e il piano di migrazione deve fornirgli le date.

Quindi la migrazione riguarda meno lo spostare righe che lo spostare il tempo. Tenetelo a mente a ogni passaggio qui sotto; cambia quali colonne contano.

Decidere che cosa deve sapere il nuovo libro soci

Prima di toccare il file, scrivete i campi che l’associazione usa davvero. Di solito sono meno di quelli che ha il foglio. Per ciascuno decidete: è un campo principale (nome, email, indirizzo, livello associativo, data di iscrizione, stato), un campo personalizzato (numero velico, specializzazione, licenza) o storico (date di rinnovo, pagamenti)? Tutto il resto viene abbandonato, consapevolmente, e la decisione viene messa a verbale.

Decidete anche i livelli associativi e gli stati. Un foglio che dice "socio", "Socio", "SOCIO (famiglia)" ed "ex" ha quattro valori per due concetti. Il sistema di destinazione ha livelli (ordinario, familiare, juniores) e stati (attivo, decaduto, dimesso); mappate ogni valore del foglio su uno di ciascuno prima dell’importazione.

Valore nel foglio di calcolo	Livello associativo	Stato
socio, Socio, SOCIO	Ordinario	Attivo
SOCIO (famiglia), fam	Familiare	Attivo
jun, juniores, U18	Juniores	Attivo
on	Onorario	Attivo
ex, uscito, dimesso	Ultimo livello noto	Dimesso
non pagato 2025, deve	Ultimo livello noto	Decaduto
vuoto	Decidere riga per riga	Decidere riga per riga

L’ultima riga è quella che porta via tempo. Le celle vuote sono il punto in cui i tre segretari del foglio non erano d’accordo, e qualcuno deve decidere, riga per riga, con gli estratti conto aperti.

Pulire prima le identità

I duplicati sono il costo principale di una cattiva migrazione, perché si nascondono. La stessa persona con due email, un cognome da nubile, o un’azienda e il suo titolare su righe separate: ciascuno diventa due soci, due fatture, due voti. Ordinate il foglio per cognome e per email e unite ciò che è evidentemente una sola persona. Un buon strumento di importazione segnala i probabili duplicati nella prova a vuoto, ma non può sapere che "M. Rossi" e "Maria Rossi-Bianchi" sono la stessa velista; voi sì.

Le aziende meritano una decisione a parte. Se un socio aziendale è rappresentato da due persone, la destinazione dovrebbe avere una sola iscrizione aziendale con due persone collegate, non due iscrizioni.

Conservare lo storico, non solo il presente

L’errore comune è importare l’elenco così com’è oggi. Questo dà un libro soci di soci attuali senza passato: nessuna idea di chi sia decaduto l’anno scorso, di chi sia tornato, di come vadano i rinnovi. Il primo report anno su anno del consiglio direttivo è allora impossibile finché non è passato un anno.

Se il vostro foglio ha una data di iscrizione e una data di ultimo rinnovo, l’importazione può ricostruire i periodi di iscrizione tra le due. Se i pagamenti sono nel programma di contabilità o nell’estratto conto, esportateli con il riferimento del socio e importateli sui periodi ricostruiti. È più lavoro, ed è il lavoro che rende veri i report.

Un esempio concreto: un’associazione di classe di 640 soci

Un’associazione di classe immaginaria, del tipo che riunisce i proprietari di un singolo progetto di barca in tutto il paese, decise di lasciare il suo foglio di calcolo. Il foglio aveva 712 righe. Il primo passaggio del tesoriere trovò 48 duplicati (persone che avevano cambiato indirizzo email ed erano state aggiunte di nuovo), 19 persone che si erano dimesse ma risultavano ancora soci perché nessuno voleva cancellare una riga, e 5 aziende (velerie e un cantiere) inserite come se fossero persone. Dopo la pulizia, il libro soci contava 640 soci: 540 ordinari a 60 euro, 70 familiari a 90 euro e 30 onorari.

Il foglio aveva una colonna "iscritto" per 610 di loro e una colonna "ultimo pagamento" per tutti i 640. Da quelle due date l’importazione ricostruì da uno a quattordici periodi di iscrizione per socio. L’estratto conto degli ultimi tre anni, 1.720 bonifici, fu abbinato ai soci per nome e causale; 1.640 furono abbinati automaticamente, 61 a mano, e 19 restarono senza abbinamento e furono registrati in una nota. L’associazione partì con tre anni di storico dei rinnovi, e il primo report al consiglio direttivo confrontò il tasso di rinnovo di questa stagione con quello delle due precedenti.

L’intero esercizio richiese al tesoriere e al segretario circa 25 ore in tre settimane. L’importazione in sé durò undici minuti. La prova a vuoto fu eseguita sei volte prima di tornare pulita.

Eseguire una prova a vuoto, leggere il report, ripetere

Nessuna importazione dovrebbe scrivere una scheda al primo passaggio. Caricate il file, mappate le colonne ed eseguite una prova a vuoto che segnali ogni riga con un problema: una data nel formato sbagliato, un’email che non è un’email, un valore di livello che non corrisponde a nulla, un probabile duplicato. Correggete il file di origine, non la destinazione, ed eseguite di nuovo. Quando il report è pulito, importate.

Insistete su un annullamento. Anche una prova a vuoto pulita si lascia sfuggire cose che si vedono solo quando i dati sono al loro posto, come una colonna slittata di una riga a metà del foglio. Un annullamento entro 24 ore trasforma tutto questo da un disastro in un martedì qualunque.

Lasciare Wild Apricot o un altro strumento per i soci

Se la vostra fonte non è un foglio di calcolo ma un altro sistema, la forma del lavoro cambia: i dati sono già strutturati, e il problema diventa mappare una struttura su un’altra senza perdere ciò che la vecchia sapeva.

Wild Apricot è uno degli strumenti per i soci più diffusi, in particolare in Nord America, e molte associazioni vi conservano anni di storico. Le sue esportazioni vi danno il materiale che serve: l’esportazione dei contatti porta di solito il livello di iscrizione, lo stato, la data di ingresso e la data di scadenza del rinnovo, ed esportazioni separate coprono fatture, pagamenti e iscrizioni agli eventi. I passaggi, che valgono per la maggior parte degli strumenti simili, sono:

1. Esportate tutto, non solo i contatti. Contatti, livelli di iscrizione, fatture, pagamenti, iscrizioni agli eventi e, se disponibili, i flag di consenso alle email. Conservate le esportazioni grezze come archivio.
2. Mappate i livelli di iscrizione sui livelli associativi. I livelli si accumulano negli anni; "Regular 2019" e "Regular" sono di solito lo stesso livello. Decidete la mappatura prima dell’importazione e mettetela per iscritto.
3. Mappate gli stati. Attivo, decaduto, in attesa di rinnovo e in attesa di ammissione hanno equivalenti vicini nella maggior parte delle destinazioni, ma verificate come ciascuno strumento tratta un socio nel periodo di tolleranza.
4. Portate le date. Data di ingresso e scadenza del rinnovo sono ciò che la destinazione usa per ricostruire i periodi. Fatture e pagamenti aggiungono il denaro a quei periodi.
5. Decidete che cosa fare con i contatti archiviati. Le persone uscite anni fa possono essere importate come dimesse, conservate nell’esportazione di archivio o abbandonate. La minimizzazione dei dati suggerisce la seconda o la terza; il registro degli ex soci suggerisce la prima. Il vostro statuto potrebbe risolvere la questione.
6. Eseguite la prova a vuoto. La procedura guidata di importazione in SupaGuild legge direttamente le esportazioni di Wild Apricot, quindi la mappatura è in gran parte riconosciuta, ma la prova a vuoto segnala comunque le righe che non tornano.

Alternative a Wild Apricot: una visione onesta

I consigli direttivi che cercano alternative a Wild Apricot hanno di solito uno di pochi motivi. Il prezzo è per numero di contatti, a scaglioni, quindi un elenco in crescita o un grande archivio di ex soci spinge la bolletta allo scaglione successivo. Alcune associazioni vogliono strumenti di governance, assemblee e votazioni, che uno strumento per i soci centrato sul sito e sull’elenco soci non offre. Le associazioni europee chiedono dove sono ospitati i dati e chi è il responsabile del trattamento, perché la documentazione GDPR dipende da questo. Altre vogliono semplicemente un prodotto che si integri nel sito che già hanno anziché uno che vuole essere il sito.

Le alternative si dividono in tre gruppi, e nessuno è giusto per tutti:

• Altri software con database soci dello stesso tipo: un libro soci, rinnovi, un costruttore di siti, eventi. Se la vostra unica lamentela è il prezzo, è qui che guardare, e la migrazione è un esercizio di mappatura.
• Un CRM generico con un modello per associazioni. Economico all’inizio e familiare, ma rinnovi, ammissione e governance restano manuali. Abbiamo confrontato i due in AMS o CRM.
• Un sistema di gestione associativa (AMS) come SupaGuild: lo stesso libro soci e gli stessi rinnovi, più fasi di ammissione, governance, sezioni e consensi per finalità, costruito per integrarsi in un sito esistente. Più struttura di quanta serva a un piccolo gruppo informale; la scelta giusta quando lo statuto ha regole vere.

Qualunque gruppo scegliate, applicate la checklist in 12 punti e insistete su un’importazione di prova con la vostra esportazione prima di decidere. Un prodotto che non riesce a leggere il vostro file in una prova non lo leggerà meglio dopo che avete pagato. Per la cronaca: Wild Apricot è un prodotto maturo e molte associazioni ne sono ben servite. Cambiate perché la struttura non vi si adatta più, non perché esiste qualcosa di più nuovo.

Consensi e che cosa potete inviare

Spostare un elenco in un sistema che invierà email alle persone è un evento di protezione dei dati. I soci che anni fa hanno accettato di ricevere la newsletter, pagando le quote associative, non hanno accettato il marketing dei partner né un profilo pubblico nella directory. Importate solo i consensi che potete documentare, registrate la fonte ("modulo di candidatura 2019", "iscrizione all’assemblea 2024") e lasciate il resto non spuntato. Il portale soci permette ai soci di concederli in seguito, e un socio che concede un consenso da sé vale più di uno importato per presunzione. La pagina dati, importazione e GDPR elenca le finalità di consenso che SupaGuild registra.

Invitare i soci a ondate

Non inviate mille inviti al portale la sera dell’importazione. Cominciate dal consiglio direttivo e dalla segreteria, sistemate ciò che trovano, poi invitate una sezione o un livello associativo, poi il resto. Le domande di ogni ondata migliorano il messaggio di benvenuto per la successiva. Aspettatevi che un quarto dei soci abbia bisogno di un secondo invito; è normale, non un fallimento. La pagina del portale soci spiega che cosa vedono i soci al primo accesso.

Conservare il foglio di calcolo, congelato

Esportate il vecchio foglio come PDF e come CSV, datateli, conservateli con i documenti dell’associazione e smettete di modificarli. Lo scopo della migrazione è una sola fonte di verità; un foglio di calcolo che continua a essere aggiornato "per sicurezza" la vanifica entro un mese.

Un calendario di migrazione che funziona

Per un’associazione di qualche centinaio di soci, un piano realistico è di due o tre settimane:

1. Settimana 1: decidere campi, livelli associativi e stati; pulire i duplicati; esportare i pagamenti.
2. Settimana 2: prove a vuoto fino a che non sono pulite; importazione; verifica con il consiglio direttivo; configurazione di marchio, dominio e modulo di candidatura.
3. Settimana 3: inviti a ondate; passaggio dei rinnovi al nuovo sistema al ciclo successivo; congelamento del vecchio foglio.

Il momento migliore per partire è uno o due mesi prima della campagna di rinnovo, in modo che le prime fatture arrivino dal nuovo sistema e nessuno debba riconciliarne due. Partire la settimana prima dei rinnovi è possibile e stressante; partire nel mezzo è un errore.

Errori comuni in una migrazione dell’elenco soci

Importare il presente e scartare le date. Il libro soci sembra completo e il primo report anno su anno è vuoto. Portate le date di iscrizione e di rinnovo, anche se approssimative.

Pulire nella destinazione invece che nell’origine. Correggere le righe dopo l’importazione significa che il foglio di calcolo e il sistema non concordano, e una nuova importazione diventa impossibile. Correggete il file, rieseguite la prova a vuoto.

Fidarsi della prima prova a vuoto pulita. Guardate venti schede a mano dopo l’importazione, compresi una famiglia, un’azienda e un socio decaduto. Poi guardate il report. Poi decidete se usare l’annullamento.

Importare i consensi per presunzione. "Sono soci, quindi vogliono le nostre email" è vero per l’avviso di rinnovo e falso per il marketing dei partner. Registrate ciò che potete documentare.

Invitare tutti insieme. La segreteria riceve trecento domande in un giorno e non riesce a rispondere. Le ondate permettono al messaggio di benvenuto di migliorare.

Lasciare in funzione il vecchio strumento. Un account Wild Apricot o un foglio di calcolo condiviso che resta modificabile diventa un secondo libro soci entro un mese. Esportate, archiviate, chiudete.

Saltare il verbale. Le decisioni sui campi abbandonati, sui soci archiviati e sui consensi appartengono al verbale del consiglio direttivo. Il prossimo segretario chiederà perché il codice colore del 2018 è sparito.

Come importa SupaGuild

La procedura guidata di importazione di SupaGuild legge esportazioni Excel, CSV e Wild Apricot, mappa le colonne su campi principali e personalizzati, ricostruisce i periodi di iscrizione dalle date di iscrizione e di rinnovo, segnala i duplicati, importa le aziende insieme alle persone che le rappresentano ed esegue una prova a vuoto che elenca ogni problema prima di scrivere qualcosa, con un annullamento entro 24 ore dopo. I consensi sono registrati per finalità con la loro fonte, ogni modifica viene registrata, i dati sono ospitati nell’Unione Europea e un’esportazione completa è disponibile dalla console in qualunque momento. La pagina dati, importazione e GDPR ha il dettaglio, e il piano gratuito, per associazioni fino a 250 soci, basta per eseguire la prova a vuoto sul vostro file prima di decidere qualsiasi cosa. Per le persone che di solito portano avanti una migrazione, le pagine segretario del club e tesoriere descrivono il lavoro quotidiano che segue.

Domande frequenti

Che cos’è un software con database soci?

Un software con database soci tiene una scheda per socio con i suoi periodi di iscrizione, livelli associativi, stato, fatture e consensi, e gestisce rinnovi e comunicazioni su quella scheda. Si distingue da un foglio di calcolo perché conserva lo storico, non solo lo stato attuale, ed è questo che rende possibili i report anno su anno.

Quanto tempo ci vuole per migrare un elenco soci da un foglio di calcolo?

Due o tre settimane per un’associazione di qualche centinaio di soci. La maggior parte del tempo va a decidere campi, livelli associativi e stati e a pulire i duplicati; l’importazione in sé richiede minuti una volta che la prova a vuoto è pulita. Le federazioni più grandi con più sezioni dovrebbero prevedere un mese.

Possiamo importare lo storico dei rinnovi, o solo i soci attuali?

Se il vostro foglio di calcolo o la vostra esportazione ha una data di iscrizione e una data di ultimo rinnovo o di scadenza del rinnovo, l’importazione può ricostruire i periodi di iscrizione tra le due, e i pagamenti esportati dalla banca o dal programma di contabilità possono essere collegati a quei periodi. Importare solo lo stato attuale è l’errore di migrazione più comune.

Quali sono le alternative a Wild Apricot?

Tre tipi: altri software con database soci di forma simile, CRM generici con un modello per associazioni e sistemi di gestione associativa che aggiungono ammissione, governance e sezioni. Quale sia giusto dipende dal motivo per cui ve ne andate; prezzo, governance, regione di hosting e integrazione nel sito sono i motivi abituali. Provate ogni candidato con un’importazione di prova della vostra esportazione.

Come gestiamo i consensi GDPR durante un’importazione?

Importate solo i consensi che potete documentare, registrate fonte e data per ciascuno e lasciate il resto non spuntato. I soci concedono ulteriori consensi da soli nel portale. L’importazione è un buon momento per registrare chi è il responsabile del trattamento e dove sono ospitati i dati.

Che cosa succede se l’importazione va male?

Con una prova a vuoto preventiva, la maggior parte dei problemi viene intercettata prima che venga scritto qualcosa. Per ciò che sfugge, SupaGuild mantiene un annullamento entro 24 ore dell’intera importazione, così correggete il file di origine ed eseguite di nuovo. Conservate comunque il foglio di calcolo o l’esportazione originale, datati, nell’archivio dell’associazione.